Business Tipps

5 typische Geldfallen, die du als Selbstständiger vermeiden solltest

Als Freelancer bist du selbst verantwortlich für dein Einkommen und deine Finanzen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass du jeden Monat ausreichend Umsatz generierst und nicht in diese fünf typischen (oft teuren) Geldfallen tappst.

1. Du schätzt den Arbeitsaufwand falsch ein

Eine der schwierigsten Aufgaben für unerfahrene Freelancer ist es, den Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen. Du möchtest in den Augen des Kunden nicht langsam und unproduktiv wirken und setzt den Aufwand lieber niedrig an – das ist verständlich. Das Problem ist aber, dass du bei einer knappen Kalkulation schnell ein Verlustgeschäft machst.

Viele Anfänger vergessen bei ihrer Preiskalkulation das Drumherum, also die Zeit, die für Besprechungen, Feedback und Korrekturschleifen benötigt wird. Selbst für einen verhältnismäßig kleinen Auftrag können sich die Arbeitsstunden je nach Art des Projektes schnell summieren. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern wirkt sich negativ auf deinen Cashflow aus.

Die Lösung: Definiere genau, was im Preis enthalten ist.

Am sichersten ist es, wenn du den Umfang und die Anzahl der Korrekturschleifen vorher schriftlich mit dem Kunden vereinbarst. Durch klare Absprachen hast du eine bessere Kontrolle über das Projekt und kannst verhindern, dass ein Auftrag durch viele Revisionen unprofitabel wird.

Wenn du im Verlauf des Projektes feststellen solltest, dass der Aufwand das Vereinbarte übersteigt, empfiehlt es sich den Kunden frühzeitig zu informieren und den Preis ggf. anzupassen. Auch wenn dir das zunächst Angst machen sollte, lohnt sich Transparenz. Vergiss nicht: auch das ist ein wichtiger Teil von einem professionellen Service.

2. Du nutzt kein getrenntes Geschäftskonto für dein Business

Fragst du dich am Ende des Geschäftsjahres, welche der Ausgaben auf dem Kontoauszug privat und geschäftlich sind? Du bist nicht allein.

Ein getrenntes Geschäftskonto ist für Selbstständige nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aus Angst vor zusätzlichen Kosten entscheiden sich viele Gründer dazu, ihr privates Girokonto für ihr Business zu nutzen. Auch wenn man damit etwas Kosten einsparen kann, bleibt es bei diesem Modell schwer, den Überblick zu behalten. Die Richtigkeit der Buchhaltung kann gefährdet werden.

Die Lösung: Ein getrenntes Geschäftskonto

Mit einem getrennten Geschäftskonto kannst du deine privaten und geschäftlichen Angelegenheiten sauber trennen. Der Steuerberater freut sich und du hast eine bessere Kontrolle über deine Finanzen.

Die gute Nachricht: Ein Geschäftskonto gibt es völlig kostenlos. Du musst kein teures Konto mit hohen Kontoführungskosten nutzen, sondern kannst auf eine moderne Online Bank setzen. Die Eröffnung eines neuen Kontos gelingt oft in nur wenigen Minuten im Netz.

Bei Holvi erhältst du noch viel mehr als nur ein Geschäftskonto. Du kannst deine Belege digital speichern, Rechnungen erstellen und versenden und deine Buchhaltung vorbereiten.

Durch die praktischen Tools kannst du deinen Alltag als Selbstständiger vereinfachen und dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Kerngeschäft.

3. Du verlierst Belege

Als Selbstständiger musst du alle Belege für betriebliche Ausgaben sorgfältig sammeln, sei es für Zugfahrten, Geschäftsessen oder eine Software.

Geht ein Beleg versehentlich verloren, kannst du die entstandenen Kosten nicht steuerlich absetzen – bares Geld, das du verlierst.

Lösung: Speichere Belege mit deinem Smartphone

Damit du dich in Zukunft nicht mehr nach zerknitterten Quittungen in deinen Jackentaschen suchen musst, empfiehlt sich eine digitale Erfassung der Belege.

Mit der Holvi App gelingt das in Sekundenschnelle. Wenn du mit deiner Holvi Business Prepaid Mastercard® bezahlst, erhältst du automatisch eine Benachrichtigung auf deinem Smartphone.

Jetzt machst du einfach nur ein Foto von der Quittung und kannst es direkt hochladen – alle weiteren relevanten Informationen werden automatisch gespeichert.

Für dich und deinen Steuerberater bedeutet das vor allem eins: mehr Effizienz. Das spart Zeit und schont deinen Geldbeutel.

4. Dir fehlt der Durchblick beim Thema Umsatzsteuer

Das Thema Umsatzsteuer ist eigentlich gar nicht so kompliziert, trotzdem sorgt es vor allem bei angehenden Selbstständigen regelmäßig für Verwirrung.

Zunächst musst du herausfinden, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist.

Wenn dein Business noch ganz am Anfang steht und dein jährlicher Umsatz im Vorjahr nicht über 17.500 Euro gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 betragen wird, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Solange du Kleinunternehmer bist, brauchst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen, bekommst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Der Vorteil ist, dass du dir dadurch am Anfang einiges an Bürokratie, z.B. die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung, ersparen kannst.

Sobald die Umsatzsteuerpflicht greift, solltest du vor allem eins beachten: die Mehrwertsteuer, die einnimmst, gehört nicht dir, sondern muss zu bestimmten Fristen an das Finanzamt abgeführt werden. Allerdings darfst du die Umsatzsteuer, die du von einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt bekommen hat, von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen – der sogenannte Vorsteuerabzug.

Bei wenigen Rechnungen ist das kein Problem, aber sobald der Zahlungsverkehr wächst, ist es schwer den Überblick zu bewahren und alles manuell zu berechnen. Fehler und Verspätungen können außerdem sehr teuer werden, weshalb man das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte.

Lösung: Ein digitales Geschäftskonto, das die Umsatzsteuer berechnet

Damit du deine Umsatzsteuer-Zahllast leicht im Blick behalten kannst, lohnt sich der Wechsel zu einem Geschäftskonto oder einer Software, die das für dich erledigt. Wenn du alle geschäftlichen Transaktionen über Holvi abwickelst, gelingt das mit nur wenigen Klicks.

Alternativ kannst du Holvi durch eine neue Integration mit der Buchhaltungssoftware Lexoffice verbinden.

5. Du verzettelst dich bei der Rechnungsstellung

Um deine Liquidität zu sichern ist es wichtig, dass du regelmäßige Zahlungseingänge hast. Das wiederum setzt voraus, dass du Rechnungen zeitnah verschickst und nicht jedes Mal Wochen oder Monate auf dein Geld warten musst.

Bei WorkGenius werden die Rechnungen für deine Projekte direkt über die Plattform erstellt und an deine Kunden weitergeleitet – du musst dich also nicht um Rechnungen kümmern.

Aber selbst, wenn du viele Projekte über WorkGenius abwickelst, ist es sehr wahrscheinlich, dass du irgendwann eigene Kunden gewinnst. Auf solche Fälle solltest du rechtzeitig vorbereitet sein, denn zu einem professionellen Service gehört auch eine funktionierende Rechnungsstellung.

Der Grund ist einfach: Wenn kein Geld reinkommt, leidet deine Liquidität. Das kann dazu führen, dass du deine eigenen Rechnungen nicht rechtzeitig zahlen kannst und in Verzug gerätst – ein Teufelskreis, der nicht nur teuer, sondern existenzbedrohend werden kann.

Um finanzielle Engpässe zu vermeiden, solltest du die Rechnungsstellung daher immer im Blick haben. Wenn du eine Rechnung schickst, können mehrere Wochen vergehen, bevor der Kunde das Geld überweist. In Deutschland beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage, was aber noch lange nicht heißt, dass alle Kunden dies respektieren.

Ohne ein entsprechendes System kann der Überblick leicht verloren gehen und Außenstände häufen sich – bis zu dem Punkt, an dem dir das Geld ausgeht.

Die Lösung: Optimiere deine Rechnungsstellung

Mach die Rechnungsstellung zu einer Routine. Wähle für jede Woche einen Zeitpunkt, an dem du dich um Rechnungen und – bei verspäteter Zahlung – um Zahlungserinnerungen kümmerst.

Mit einer Rechnungssoftware oder entsprechenden Vorlagen gelingt dies noch leichter. Am besten ist ein System, das mehrere Funktionen kombiniert.

Eine Lösung, bei der das einfach gelingt, ist Holvi. Mit Holvi kannst du Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Holvi übernimmt das Tracking, so dass du immer auf einen Blick erkennen kannst, welche Rechnung bezahlt wurde, welche noch aussteht oder verspätet ist. So hast du deine Finanzen und deine Liquidität jederzeit im Blick.

Fazit: Mit den richtigen Tools hast du deine Finanzen im Blick
Wie du siehst, setzt ein effizientes Finanzmanagement nicht großes Fachwissen oder teure Software-Lösungen voraus. Mit dem innovativen Geschäftskonto von Holvi, das speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen entwickelt wurde, kannst du bereits viele der typischen Fallstricke umgehen. Gleichzeitig sparst du wertvolle Zeit, die du ab jetzt statt Routineaufgaben für dein Business nutzen kannst.

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Management

WordPress – kinderleicht zur eigenen Website

Egal ob Website, Blog oder Online Magazin. Mit WordPress kannst Du Dich im World Wide Web verwirklichen und das ohne Programmierkenntnisse. Das Programm ist aktuell die beliebteste Online-Veröffentlichungsplattform und nicht nur das WorkGenius Online-Magazin basiert auf dem Content Management System (CMS), sondern auch 20 % des Internets. Da Studenten generell knapp bei Kasse sind, ist es umso genialer, dass Ihr für WordPress „Free“ absolut nichts zahlen müsst.

Das „Free“-Paket als perfekter Einstieg für Studenten

Mit der freien Version für WordPress bekommst Du alles an die Hand, was Du für Deine Website benötigst:

  • Eine Subdomain von WordPress
  • Support in der Community
  • Zahlreiche kostenlose Themes
  • Kinderleichte Designanpassung
  • 3 GB Speicherplatz

Eine Subdomain von WordPress

Der Anbieter stellt Dir eine Subdomain. Subdomains sind Domains, die in der Hierarchie unter anderen Domains liegen. Meistens sind Domains ab der dritten Ebene gemeint. Deine Subdomain sieht dann wie folgt aus: Name_Deiner_Website.wordpress.com. Das ist doch nett, oder?

Support in der Community

Du erhältst Zugang zur Community. Solltest Du mal im Dunklen tappen, bringt sie Licht ins Dunkel. Du kannst Fragen in User Foren posten und bekommst Antworten von WordPress-Usern mit jahrelangen Erfahrungen.

Zahlreiche kostenlose Themes

Du bist kein Designer? Macht nichts – Das Programm bietet Dir verdammt viele bunte Themes für verschiedene Vorhaben, sodass Du ganz bestimmt genau das Richtige für Deine Website findest. Die Installation der Themes ist super einfach.

Kinderleichte Designanpassung

Die Designs können ohne Programmierkenntnisse angepasst werden. Dafür gibt WordPress Dir Werkzeuge zur Hand, die kleinere individuelle Designanpassungen in den Themetemplates ermöglichen. So ist es für Dich ein Klacks, das Background Design und Font Styles anzupassen und nach Deinen Vorstellungen zu gestalten. Features werden entspannt mit Plugins nachgerüstet.

3 GB Speicherplatz

In der „Free“ Version hast Du 3 GB Speicherplatz zur Verfügung. Das heißt für Dich, dass Du ausreichend Dokumente, Bilder, Audiodateien und Videos hochladen kannst.

Kurz: In der „Free“ Version hast Du ein kostenloses CMS, welches Dir die Möglichkeit gibt, auch als Nicht-Entwickler (!!!) Deine Idee im Internet schnell und einfach zu verwirklichen. Also, worauf wartest Du noch? Hier geht’s direkt zur Website!

Tipp: Solltest Du wirklich mal einen ITler benötigen, kannst Du auch einfach einen Job für Dein Vorhaben auf WorkGenius einstellen. Wir haben ausgezeichnete Informatikstudenten in unserer Academic Workforce, die sich bestens mit WordPress auskennen.

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Business Tipps

10 Tipps, um während der Coronakrise im Homeoffice produktiv zu arbeiten

Die Coronakrise ist gerade dabei, die Welt, wie wir sie bisher kennen, völlig auf den Kopf zu stellen. Um die Ausbreitung der Infektionskrankheit Covid-19 so weit wie möglich zu verlangsamen, haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Aber nicht immer sind die Mitarbeiter oder gar die Unternehmen darauf vorbereitet. Wer bisher an einen geregelten Alltag im Büro gewöhnt war, hat es mitunter schwer, sich den Tag selbstständig zu strukturieren und produktiv zu arbeiten. Wir geben dir hier 10 Tipps, wie du die Zeit im Homeoffice optimal nutzt.

1. Richte dir einen festen Arbeitsplatz ein

Der Mensch braucht Strukturen. Es ist für unsere Psyche einfach besser, wenn bestimmte Orte mit bestimmten Aufgaben verbunden sind: die Küche zum Kochen und Essen, das Wohnzimmer zum Lesen und Fernsehen etc. Wenn du dich also zum Arbeiten an den Küchentisch setzt, ist Ablenkung und fehlende Konzentration vorprogrammiert. Vielleicht siehst du den unerledigten Abwasch oder dein Partner oder deine Partnerin kocht schon das Mittagessen und ihr beginnt eine Unterhaltung. Wenn du bisher noch nicht im Homeoffice gearbeitet hast, ist diese Situation sicherlich neu für dich und du kannst ihr nur schwer entgehen.
Richte dir also möglichst direkt am ersten Tag einen festen Arbeitsplatz ein, den du auch wirklich nur zum Arbeiten nutzt. Ideal wäre ein eigenes Arbeitszimmer, aber wenn du nicht genügend Platz dafür hast, versuche einen Bereich des Wohnzimmers oder deines Schlafzimmers als Büro einzurichten.

2. Vermeide Ablenkungen

Ablenkungen warten zu Hause an jeder Ecke. Sei es das Smartphone, deine E-Mails oder die Gitarre – sie alle können deine Konzentration stören. Wenn du erst einmal abgelenkt bist, benötigst du mindestens 15 Minuten, um in deinen Workflow zurück zu finden. Sorge also dafür, dass du alle Störfaktoren außer Reichweite schaffst. Schalte deine Social-Media-Kanäle ab, leg dein Handy in einen anderen Raum und ziehe die Stecker von Telefon und Fernseher. Richte deinen Arbeitsbereich so schlicht wie möglich ein und bewahre dort wirklich nur Dinge auf, die du zum Arbeiten brauchst. Bitte auch deine Mitbewohner, dich während deiner Arbeitszeit nicht zu stören, weder für einen kleinen Plausch noch für wichtige Angelegenheiten. Wenn du im Büro arbeitest, können solche Dinge ja schließlich auch meistens bis zum Abend warten. Zugegeben, mit Kindern ist das nicht so einfach, wobei wir bei Punkt 3 wären.

3. Organisiere die Kinderbetreuung

Wenn du Kinder hast, die derzeit nicht in die Kita oder Schule gehen können, gestaltet sich die Arbeit zu Hause besonders schwierig. Insbesondere kleine Kinder verstehen nicht so einfach, dass du zwar da aber nicht ansprechbar bist. Wenn du wirklich produktiv arbeiten möchtest, müssen die Kinder beschäftigt oder anderweitig betreut werden. Hier ein paar Tipps, wie du dich organisieren kannst:

  • Triff genaue Absprachen mit dem anderen Elternteil und haltet euch beide daran. Wenn er oder sie nicht zu Hause arbeitet, kann er/sie vielleicht versuchen, vorübergehend in Teilzeit zu arbeiten, um dich zu entlasten.
  • Höre dich in der Nachbarschaft um, ob jemand eine Kinderbetreuung anbietet. Vielleicht findest du Informationen am schwarzen
  • Brett im Supermarkt oder auch auf Plattformen wie Facebook oder nebenan.de. Es gibt viele Menschen, die ihre Hilfe anbieten.
    Frag Freunde und Bekannte, ob sie dir aushelfen können.
  • Ältere Kindern können sich vielleicht auch für eine gemeinsam abgesprochene Zeit allein beschäftigen. Gib ihnen Aufgaben für die Schule oder biete ihnen Bücher, Hörbücher, Fernsehen, Tablets etc. an. Stell vielleicht einen Wecker, damit sie wissen, wann die vereinbarte Zeit zu Ende ist.
    Achtung! Bitte möglichst nicht die ältere Generation um Hilfe.

Für Personen ab 60 Jahren besteht ein besonders hohes Risiko, dass die Krankheit schwer verläuft, falls sie sich mit dem Coronavirus anstecken.

4. Halte dich an feste Arbeitszeiten

Auch bei der Arbeit zu Hause ist es wichtig, deine Arbeitszeiten einzuhalten. Sicherlich ist die Flexibilität verlockend – noch schnell einen Kaffee trinken oder zwischendrin einkaufen gehen. Wenn du deine Arbeit aber immer wieder unterbrichst, findest du am Abend kein Ende, weil du dein Pensum noch nicht geschafft hast. Nach ein paar Tagen wirst du das Gefühl haben, den ganzen Tag nur mit Arbeit zu verbringen. Das frustriert und ist auch nicht gesund. Schreibe dir selbst feste Arbeitszeiten und Pausen vor und halte dich daran. Besonders wichtig ist, dass du am Ende der Arbeitszeit deinen Computer auch wirklich ausschaltest und nicht mehr in deine E-Mails siehst. Aktiviere die automatische Antwortfunktion und geh auch erst am nächsten Tag wieder ans Telefon, wenn dich jemand aus der Firma anruft.
Diese Strategie hilft dir, deine Arbeit zu organisieren, Termine einzuhalten, den Stress auf ein Minimum zu reduzieren und genügend Freizeit zu haben.

5. Erledige zuerst die schwierigen Aufgaben

Wenn du unangenehmen Aufgaben hinauszögerst, schaffst du dir einen Berg an Arbeit für später, der dich gedanklich beschäftigt, deine Produktivität beeinträchtigt und dich unter Druck setzt. Es kann verlockend sein, Aufgaben auf morgen zu verschieben, aber der Stress und Druck wird immer im Hinterkopf bleiben. Stellst du eine unangenehme Aufgabe aber fertig, musst du nicht mehr daran denken und kannst dich voll und ganz auf die nächsten Schritte konzentrieren oder den wohlverdienten Feierabend genießen. Das steigert nicht nur deine Produktivität, sondern ist auch ungemein motivierend.

6. Achte auf genügend Schlaf und Bewegung

Sieben bis neun Stunden Schlaf pro Nacht sind für dein körperliches und geistiges Wohlbefinden sehr wichtig. Schlafentzug beeinträchtigt die Konzentrationsfähigkeit und du wirst anfälliger für Fehler. Wenn du deine Aufgaben auf die Nacht verschiebst, um den Tag frei zu haben, schadest du deinem Biorhythmus erheblich. Eine gute Nachtruhe hingegen verbessert die Tagesstimmung, fördert die Kreativität, baut Stress ab und verbessert das Gedächtnis.
Bei der Arbeit zu Hause kommt oft die Bewegung zu kurz. Manche Tage geht man nur zwischen Bett, Bad, Küche und Schreibtisch hin und her. Keine Frage, dass das ungesund ist. Außerdem schränkt mangelnde Bewegung aber auch deine geistige Leistungsfähigkeit aus. Versuche also, zumindest einmal täglich spazieren zu gehen. Noch besser ist natürlich eine fordernde sportliche Tätigkeit wie Fahrradfahren, Joggen, Yoga, Pilates, Krafttraining usw. Ein weiterer positiver Effekt ist übrigens, dass du zwischendurch auch mal den Kopf frei bekommst. Unterschätze nicht, wie anstrengend es sein kann, immer nur in den eigenen vier Wänden zu sein.

Tipp: Im Fall einer Ausgangssperre findest du im Internet viele Trainingsprogramme und Übungen, die du auch zu Hause machen kannst. Such doch einfach mal auf YouTube oder bei Google.

7. Kein Multitasking

Das menschliche Gehirn ist nicht auf Multitasking eingestellt. Tatsächlich reduziert Multitasking laut Forschung die Produktivität um bis zu 40 %. Dies liegt daran, dass der Wechsel zwischen mehreren Aufgaben den Fokus einschränkt, das Arbeitsgedächtnis verringert und Stress und geistige Ermüdung erhöht. Steigere also deine Produktivität, indem du dich auf jeweils nur eine Aufgabe konzentrierst. Eine gute Möglichkeit ist es zum Beispiel, nur einmal stündlich in deine E-Mails zu schauen und ansonsten konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

8. Belohne dich

Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, mag es produktiv erscheinen, direkt weiterzumachen. Manchmal solltest du dich aber auch einfach selbst belohnen. Geh einen Kaffee trinken, ruf einen Freund an, gönn dir eine kleine Pause. Belohne deine guten Leistungen, es gibt ja keinen Vorgesetzten, der das jetzt tun kann. Mit deinem eigenen Belohnungssystem wirst du während der Arbeit mehr Motivation aufbringen können, da du auf etwas Lohnenswertes hinarbeitest.

9. Erstelle eine tägliche To-Do-Liste

Wenn du im Büro arbeitest, weist dir jemand deine Aufgaben zu und setzt dir Fristen. Sicherlich sprichst du dich trotz deiner Arbeit im Homeoffice noch regelmäßig mit deinem Chef und deinen Kollegen ab. Du weist also, welche Aufgaben anstehen. Nur bist du jetzt allein zuständig für das Zeitmanagement. Erstelle dir am besten jeden Morgen eine To-Do-Liste. Damit hast du ein Ziel für den Tag, behältst du den Überblick über deine Projekte und verhinderst du, dass du vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weißt, wo du anfangen sollst. Schreibe einfach auf, was an einem bestimmten Arbeitstag zu tun ist und nummeriere dann jedes Element in der Reihenfolge seiner Priorität. Du kannst auch die Dringlichkeit und Wichtigkeit hervorheben oder Termine auf die Liste setzen. Am Ende des Tages überträgst du alles, was du nicht fertigstellen konntest auf die Liste des nächsten Tages. Die Gewohnheit, To-Do-Listen anzufertigen, hilft deiner Produktivität und Organisation deines Arbeitstages.

10. Pflege den Kontakt mit Kollegen und Freunden

Einer der größten Fallstricke im Homeoffice ist die Einsamkeit. Sicherlich ist man im Büro manchmal von seinen Kollegen genervt, aber schon nach wenigen Tagen, an denen man alleine am Computer sitzt, vermisst man sie vielleicht schon wieder. Die Arbeit zu Hause kann sehr einsam sein. Im schlimmsten Fall vergehen manchmal Tage, ohne dass man mit jemandem spricht. So kann schnell das Gefühl aufkommen, nur noch als Einzelkämpfer zu leben und zu arbeiten. Achte jetzt also besonders darauf, deine Kontakte zu pflegen. Hier ein paar Tipps:

  • Mach geplante Online-Kaffeepausen mit den Kollegen. Dabei könnt ihr Neuigkeiten austauschen und erfahrt, wie es den anderen geht
  • Sprich regelmäßig per Skype o.ä. mit deinem Vorgesetzten, um über die Lage im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Falls er/sie das nicht von sich aus vorschlägt, ergreif die Initiative.
  • Telefoniere mit Verwandten und Freunden. Sicherlich möchtest du sowieso wissen, ob es allen gut geht.
  • Wenn es keine Ausgangssperre gibt, verabrede dich an der frischen Luft mit einem Freund oder einer Freundin. Vermeide aber geschlossene Räume und größere Gruppen, da so die Ansteckungsgefahr steigt.
  • Wenn du nicht alleine wohnst, nimm dir vielleicht extra viel Zeit für lange Gespräche, Gesellschaftsspiele, gemeinsame Filmabende.

Wenn du diese Tipps beachtest, kann die Zeit im Homeoffice durchaus angenehm sein. Immerhin hast du mehr Zeit, weil du dir den Weg zur Arbeit sparst. Vielleicht kannst du endlich mal richtig ausschlafen oder bis spät in die Nacht arbeiten. Wenn diese Krise vorbei ist, hast du vielleicht Lust, ein paar Tage in der Woche weiter zu Hause zu arbeiten. Sprich mit deinem Arbeitnehmer, jetzt kann er ja nicht mehr behaupten, dass das nicht geht.

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Business Tipps

Praktische Tools für die Teamarbeit im Homeoffice

Viele von uns, die bisher im Büro gearbeitet haben, sind aufgrund der Coronakrise von heute auf morgen ins Homeoffice gewechselt. Das ist eine neue Situation, die viele Unsicherheiten mit sich bringen kann. Fragen, für die wir gestern einfach nur ins Büro nebenan gehen mussten, bleiben heute unbeantwortet. Wo soll ich diese Datei speichern? An wen soll ich das fertige Projekt eigentlich schicken? Was mach ich als Nächstes? Warum funktioniert dieses Programm nicht?
Selbst die gemeinsamen Mittagspausen und den Tratsch und Klatsch vermissen wir irgendwie – so allein zu Hause kann es doch ganz schön einsam werden.

In diesem Artikel stellen wir dir einige praktische Tools vor, mit denen du auch aus der Distanz produktiv mit deinem Team zusammenarbeiten kannst.

In Kontakt bleiben

Auch bei der Arbeit zu Hause müssen manchmal Fragen schnell beantwortet werden und wichtige Besprechungen stattfinden. Zum Glück gibt es viele Tools, die uns dabei helfen, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Slack

Slack ist ein professionelles Kollaborationstool, auf dem ihr eure ganze Kommunikation zusammenfassen könnt. Die so genannten Channels dienen gewissermaßen als digitales Büro. Mit dem Chat spart ihr euch unübersichtliche E-Mail-Ketten und ihr könnt darin auch Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Außerdem bietet das Tool eine Video- und Audio-Anruffunktion. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass du Slack auch mit über 2000 anderen Apps wie Google Drive integrieren kannst – so baust du dir mit der Zeit deine eigene maßgeschneiderte Lösung.

Zoom

Zoom ist ein praktisches und sehr zuverlässiges Tool für Videoanrufe. Dabei kannst du einen einzigen Kollegen anrufen, wenn ihr schnell etwas besprechen müsst, oder gleich eine ganze Konferenz mit bis zu 1000 Teilnehmern planen. Ihr könnt mit Zoom auch Dateien freigeben, Nachrichten übermitteln oder sogar euren Bildschirm teilen – das ist besonders für Präsentationen, Webinare oder ähnliches sehr praktisch.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und verfügt ebenso wie die anderen beiden Tools über einen Chat, eine Anruf- und Konferenzfunktion und die Möglichkeit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und sie auszutauschen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist aber die mögliche Integration mit Office 365, sodass ihr gemeinsam online an Office-Dateien arbeiten könnt.

Houseparty

Neben all der Arbeit darf natürlich auch der soziale Aspekt nicht verloren gehen. Derzeit liegt die mobile App für Android und iOS Houseparty voll im Trend. Du kannst damit gleichzeitig mit bis zu acht Personen per Videoanruf reden. Und weil du die App auf dein Smartphone herunterlädst, kannst du wirklich immer mit deinem Team in Kontakt treten, auch wenn du den Computer nicht angeschaltet hast – ideal für die sehnlichst vermisste gemeinsame Mittagspause.

Produktives Arbeiten und Projektmanagement

Neben dem direkten Kontakt mit deinem Team ist es natürlich auch wichtig, den Überblick über gemeinsame Projekte zu behalten und sinnvoll zusammen zu arbeiten. Gerade bei großen Teams ist das ohne regelmäßige Besprechungen keine leichte Aufgabe. Aber auch hier gibt es praktische Lösungen.

Google Drive

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst, mit dem du und dein Team online auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten könnt. Damit ist es zum Beispiel optimal für die Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen oder den Dokumententausch geeignet. Alle Mitarbeiter mit einer Zugriffsberechtigung können die entsprechenden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dadurch bleiben sie immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Sie werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen.

Trello

Trello ist ein sehr vielseitiges Tool für das Projektmanagement, mit dem ihr den Überblick über eure Aufgaben behaltet und den Fortschritt im Team sehen könnt. Ihr könnt die Boards, Listen und Karten in der App ganz einfach an eure Bedürfnisse anpassen, um Projekte zu planen, Aufgaben zu verteilen und generell den Überblick zu behalten. Es gibt auch einen Bot, mit dem ihr viele Aufgaben automatisieren könnt, und die Möglichkeit, andere Apps zu integrieren.

Plan IO

Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Teams. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligten Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können.

Liquidplanner

Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software mit klassischen Funktionen wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, deine Effizienz jedoch steigern kann.

Toggl Plan

Toggl Plan bietet eine grafische Übersicht über alles, was das Team gerade tut. Die Projektmanagement-Apps hat nicht so umfangreiche Funktionen wie die anderen Lösungen, ist durch ihre Klarheit aber trotzdem eine unserer Favoriten. Du siehst hier auf einem Blick, woran der Rest des Teams gerade arbeitet und was deine nächsten Aufgaben sind. Diese Übersichtlichkeit macht diese App eigentlich unentbehrlich für jede Teamarbeit.

Weitere praktische Tools

Teamviewer

Der Teamviewer ist ein absolutes Muss auf deinem Computer. Wir alle kommen irgendwann nicht mehr weiter und brauchen dann Hilfe vom Support. Da du deinen Laptop aus dem Homeoffice schlecht zum Support bringen kannst, solltest du unbedingt den Teamviewer installieren. Über diese App kannst du einem Techniker den Remote-Zugriff auf deinen Computer gewähren, damit er das Problem für dich behebt.

Doodle

Wenn in größeren Teams Termine abgesprochen werden müssen, kann das zu ewig langen Chat-Unterhaltungen oder E-Mail-Ketten führen, bei denen am Ende jeder den Überblick verliert. Das Mittel gegen dieses Chaos nennt sich Doodle! Mit der App kannst du einfach einen Kalender erstellen, auf dem dann jeder einträgt, wann er Zeit hat. So sehen alle auf einen Blick, wann der beste Termin für die nächste Videokonferenz ist. Wie haben wir uns eigentlich bisher ohne Doodle organisiert?

Wie du siehst, gibt es unzählige Lösungen für fast alle Probleme. Analysiere am besten gemeinsam mit deinem Team, welche Apps euch am besten unterstützen und arbeitet dann alle mit der gleichen Anwendung. Denn zu viel des Guten wird euch nicht produktiver machen, sondern nur von der Arbeit ablenken.

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Management

Projektmanagement 4.0 – Projektarbeit in der Cloud

Kollaboratives Projektmanagement beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Akteure an einem gemeinsamen Projekt. Mittlerweile geht es dabei nicht mehr nur um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb eines Teams oder Unternehmens, sondern auch die gemeinsame Arbeit bei großer räumlicher Distanz.

Durch die Digitalisierung wird es beispielsweise immer üblicher auch Freelancer in Projekte einzubinden. Und selbst Mitarbeiter im eigenen Unternehmen sind oft nicht immer persönlich anwesend. Da ist es unvermeidlich sich mit effektiven Projektmanagement Tools zu beschäftigen, die solch eine Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Wir stellen dir die Formen des kollaborativen Projektmanagements vor und erklären, welche Chancen und Risiken sich für Dich daraus ergeben.

Was ist kollaboratives Projektmanagement?

Kollaboratives Projektmanagement ist eine Methode komplexe Projekte besser zu planen, steuern und koordinieren. Dabei besteht der Grundgedanke in der Zusammenarbeit von Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus. Diese Projektteams müssen für das erfolgreiche Management miteinander vernetzt werden.

Dazu gibt es unzählige Anwendungen für unterschiedliche Zwecke, die Du auch parallel verwenden kannst. Neben der klassischen Software haben sich mittlerweile besonders Cloud-basierte Lösungen etabliert. Insbesondere bei räumlicher Distanz oder Einbindung externer Mitarbeiter bieten Lösungen aus der Cloud erhebliche Vorteile. Beispiele für den Nutzen von Projektmanagement-Lösungen sind die Erstellung von Kurs- oder Textmaterial, die Koordination von Terminen, die Unterteilung von Arbeitsschritten oder die Aufteilung der Aufgaben. Alle Bereiche eines Projekts kannst Du mit Tools wie Google Docs, Slack oder Plan IO effizienter koordinieren. Dabei findest Du am Markt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Projektmanagement-Tools.

Trotz ihrer diversen Anwendungsmöglichkeiten und unterschiedlichem Funktionsumfang haben die Tools folgende Gemeinsamkeiten:

  • Mehr Transparenz in der Teamarbeit
  • Projektkoordination trotz räumlicher Distanz
  • Bessere Kommunikation
  • Laufende Aktualisierung der Informationen
  • Mehr Zeiteffizienz
  • Alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand
  • Mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation in der Aufgabenteilung

Bei der Projektarbeit in der Cloud ist es sehr wichtig mit der Verlagerung in die digitale Kommunikation achtsam umzugehen. Durch das Fehlen von Gestik, Mimik und hörbarer Sprache können Missverständnisse entstehen. Deshalb sollte das Team möglichst gemeinsam festlegen, welche Regeln sich die Mitarbeitenden für die Kommunikation in Chats und Apps vorstellen. Ebenso wichtig ist, dass jeder Probleme und Konflikte offen ansprechen kann.

Außerdem müssen alle Projektbeteiligten auf eine ausreichende Datensicherung achten, damit keine sensiblen Informationen nach Außen gelangen oder gar verloren gehen.

Formen und Risiken des kollaborativen Projektmanagements

Du kannst kollaboratives Projektmanagement einerseits innerhalb eines Teams oder Unternehmens sinnvoll einsetzen und andererseits damit Mitarbeitende bei großer räumlicher Distanz einbinden. Meist bezieht sich dieser Aspekt auf die Kooperation mit Freelancern, die dem Unternehmen eventuell nicht einmal persönlich bekannt sind. Vorteile, die sich aus solch einer Zusammenarbeit ergeben, sind:

  • Mehr Flexibilität
  • Kurzfristige Unterstützung
  • Geringere Kosten
  • Fachliche Expertise

Du willst mehr über die Vorteile einer Arbeit mit Freelancern erfahren? Wir haben 11 Gründe für die Arbeit mit Freelancern für Dich zusammengefasst!

Für Unternehmen kann es langfristig günstiger sein zeitweise fachliche Expertise zu nutzen, als eine Stelle dafür zu besetzen. So kann das Unternehmen seinen Bedarf zeitlich flexibel decken. Besonders vorteilhaft ist die Zusammenarbeit mit Freelancern bei so genannten Micro Jobs. Dabei handelt es sich um kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben eines Projekts, die an Freelancer delegiert werden. Das können Texte, Recherchen oder die Ausgestaltung einer Grafik sein, für die jedoch nur ein geringer Zeitaufwand von einigen Stunden nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freelancer bleibt den Festangestellten mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Dennoch hat die Kooperation mit Freelancern auch einige Nachteile.

  • Freelancer sind nicht mit den Unternehmenswerten / Verhaltenskodex vertraut
  • Gleichbleibende Qualität ist nicht immer garantiert
  • Du musst Zeit in die Aufgabendelegation investieren (Auftragsbesprechung / Briefing)

Einige dieser Nachteile kannst du mit vorausschauender Planung und Nutzung von PM-Tools ausgleichen. Planung und Kommunikation sind an dieser Stelle das Wichtigste. Die Zusammenarbeit mit Freelancern kann Dir einen zeitlichen Vorteil verschaffen, gleichzeitig solltest Du jedoch einen Sicherheitspuffer einbauen und die Timeline nicht zu eng setzen. Eventuelle Zeiten für Anpassungen oder Revisionen solltest Du in jedem Fall einplanen.

Die besten Tools und Apps für kollaboratives Projektmanagement

Welches Tool für welche Art von Projektmanagement geeignet ist, hängt von einigen Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße
  • Branche
  • Planungsbedarf
  • Art des Projektes

Wir stellen Dir an dieser Stelle einige Tools vor, die Du parallel oder einzeln nutzen kannst. Der Markt hat allerdings noch weitaus mehr Anwendungen zu bieten. Daher lohnt es sich zu recherchieren, damit Du das optimale Tool für das jeweilige Projekt findest.

Google Drive
Mit Google Drive steht Dir ein Filehosting-Dienst zur Verfügung, der es Dir und Deinem Team ermöglicht von überall auf der Welt auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Damit ist es das optimale Tool, wenn es beispielsweise um Texterstellung oder Dokumententausch geht. Online können alle Beteiligten eine Zugangsberechtigung erhalten und gemeinsam die entsprechenden Dokumente bearbeiten. Somit ist das Dokument immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Korrekturen werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen. Neben Google Docs für die Texterstellung bietet das Softwarepaket auch Sheets, Slides und Forms. So können neben Dokumenten auch Tabellen, Präsentationen und Formulare gemeinsam bearbeitet werden.

Plan IO
Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst Du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Projekts. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligte Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können. Diese Projektmanagement-Software eignet sich sowohl für klassische Projekte als auch für das agile Projektmanagement.

Liquidplanner
Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software für moderne Unternehmen. Sie bietet Meilensteine des klassischen Projektmanagements, wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung, bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, Deine Effizienz jedoch steigern kann.

Weitere Anbieter:

  • Basecamp
  • Asana
  • Jira
  • Apple iWork
  • Wrike
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Jede Software hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, ist mehr oder weniger umfangreich und für unterschiedlich große Teams und Unternehmen besser oder weniger gut geeignet. Daher ist es in jedem Fall notwendig, die Anwendungen genau anzuschauen und gründlich zu recherchieren. Viele Cloud-Lösungen haben kostenlose Versionen oder Du kannst sie kostenlos testen. Mache hiervon auf jeden Fall Gebrauch. Nach diesen Überlegungen steht einem effizienten und gut organisierten Projektmanagement nichts mehr im Wege.

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Business Tipps

10 Tipps für eine angenehme Arbeitsumgebung im Homeoffice

Viele Büromitarbeiter befinden sich seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Homeoffice. Für einige wird damit ein lang ersehnter Traum wahr und wieder andere sind erst einmal recht ratlos, ist die Situation doch völlig neu. Ein wichtiger und nicht zu unterschätzender Aspekt für die produktive Arbeit am heimischen Schreibtisch ist deine Arbeitsumgebung – immerhin verbringst du hier mehrere Stunden am Tag.

In diesem Artikel geben wir dir einige Tipps, wie du deinen Arbeitsbereich organisieren und gestalten solltest.

1. Wähle einen geeigneten Ort für deinen Arbeitsbereich

Denke daran, dass du viele Stunden am Tag in deinem Schreibtisch zubringst. Daher solltest du ihn an eine schöne Stelle in deiner Wohnung oder deinem Haus stellen. Es bringt nichts, wenn du ihn z. B. in ein unbeheiztes Schlafzimmer stellst, wenn dir dann dort so kalt ist, dass du am Ende unter einer Decke auf dem Sofa landest. Stelle ihn also möglichst an einen hellen und warmen Ort, der dich aber auch nicht blendet, wenn du auf den Bildschirm siehst.
Weitere Aspekte sind Ruhe und wenig Ablenkungen – wenn die Familie im Wohnzimmer fernsieht, hast du dort definitiv nichts verloren. Wenn das Homeoffice nur vorübergehend ist und die Bedürfnisse mehrerer Personen aufeinandertreffen, musst du vielleicht auch ein bisschen flexibler sein und auch mal zwischen den Räumen umziehen. Das sollte aber auf keinen Fall ein Dauerzustand werden.

2. Achte auf Ergonomie

Ebenso wie im Büro solltest du auch zu Hause auf eine gesunde Haltung achten. Sicherlich ist das Sofa ein verlockender Arbeitsplatz. Spätestens aber, nachdem du 8 Stunden darauf verbracht hast, wirst du (bzw. dein Rücken) schmerzlich merken, dass du dort keine gesunde Haltung einnimmst. Die falsche Arbeitshaltung kann deinem Rücken auf Dauer gravierende Schäden zufügen. Wenn abzusehen ist, dass du längere Zeit zu Hause arbeiten wirst, solltest möglichst in einen ergonomischen Schreibtisch und einen passenden Schreibtischstuhl investieren. Erkundige Dich ruhig auch, ob dein Arbeitgeber dir einen Zuschuss zahlen würde.
Wenn du nach der Coronakrise jedoch wieder 5 Tage die Woche im Büro arbeitest, macht solch eine Investition natürlich wenig Sinn. Achte aber trotzdem auf deine Haltung. Lege immer wieder Pausen ein, in denen du dich bewegst – vielleicht ein kurzer Spaziergang durchs Viertel – und versuche, deine Arbeitshaltung immer wieder zu ändern.
Tipp: Eine preiswerte Anschaffung, die du später auch im Büro nutzen kannst, ist ein Ballkissen, das du einfach auf deinen Arbeitsstuhl legst. Es zwingt dich, deine Sitzhaltung immer wieder anzupassen, was wiederum deine Rückenmuskeln trainiert.

3. Richte deinen Arbeitsplatz nach deinem Geschmack ein

Wenn du eine geeignete Stelle für deinen Arbeitsbereich gefunden hast, solltest du ihm etwas Persönlichkeit verleihen. Auch das trägt dazu bei, dass du gerne dort arbeitest. Vom gemusterten Aktenordner bis hin zur blühenden Topfpflanze solltest du dir etwas Schönes für deinen Schreibtisch gönnen. Übertreibe es aber nicht, denn wo viel ist, kann dich auch viel ablenken. Vermeide z. B. Abreißkalender mit täglichen Rätseln o. ä., denn die laden hervorragend zum Lesen ein, wenn man vor einer unangenehmen Aufgabe steht, die man lieber noch hinauszögern möchte. Du weißt, was wir meinen…
Achte auch darauf, dass du alles in Reichweite hast, was du für die Arbeit brauchst. Wenn du jedes Mal aufstehest, nur weil du ein Blatt lochen musst oder eine Büroklammer brauchst, wirst du immer wieder aus der Konzentration gerissen, und das beeinträchtigt den Arbeitsfluss.

4. Trenne das Berufliche vom Privaten

Im Idealfall kannst du dir zu Hause ein separates Arbeitszimmer einrichten, dessen Tür du am Ende des Arbeitstages einfach hinter dir schließt. Ist der Übergang zwischen Wohnen und Büro fließend, wirst du dich auf Dauer in den eigenen vier Wänden nicht mehr wohl fühlen, weil deine Gedanken von morgens bis abends um die Arbeit kreisen.
Bei vielen, die bis vor ein paar Tagen noch im Büro gearbeitet haben, ist ein Arbeitszimmer aber keine Option, denn wahrscheinlich müssen sie nach ein paar Wochen ja sowieso wieder zurück ins Büro. Es ist aber dennoch wichtig, dass du dir zumindest vorübergehend einen festen Arbeitsplatz einrichtest, der auch wirklich nur zu diesem Zweck dient. So fällt es dir leichter, diszipliniert zu arbeiten. Das kann selbst eine kleine Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer sein. Und wenn du den Tisch noch für andere Dinge benötigst, solltest du dein Homeoffice nach Feierabend zumindest aus deinem Gesichtsfeld verbannen. Das kann beispielsweise bedeuten, dass du den Schreibtisch komplett abräumst und deine Utensilien in einem Rollcontainer oder Schrank verstaust. Du kannst aber auch einen Raumteiler verwenden, um Deinen Arbeitsplatz optisch vom Wohnraum abzugrenzen.

5. Achte auf die richtige Kleidung

Sicherlich ist der Gedanke verführerisch, den ganzen Tag im bequemen Schlabberlook zu verbringen. Dennoch ist das keine gute Idee, denn deine Kleidung wirkt sich unbewusst auf deine Arbeitshaltung aus. Mit einem Pyjama wirst du dich wahrscheinlich nur schwer gedanklich ins Büro versetzen können. Natürlich brauchst du auch nicht im Kostüm oder Anzug am Schreibtisch sitzen. Trag also am besten bequeme aber dennoch ordentliche Kleidung, die du auch im Büro tragen würdest. Achte darauf, dass sie sauber und im Fall einer Bluse oder eines Hemds auch gebügelt ist – dann bist du auch immer für spontane Videoanrufe gewappnet und wirkst auch vor dem heimischen Bildschirm immer professionell.

6. Sorge dafür, dass Du ungestört bist

Ob Partner, Kinder oder Mitbewohner und Haustier: Wer auch immer mit dir lebt, muss lernen, dass Homeoffice keineswegs Freizeit bedeutet. Du benötigst Ruhe, um voranzukommen. Denn auch wenn du „nur ganz kurz“ deine Arbeitszeit unterbrichst, dauert es anschließend eine ganze Weile, bis du dich wieder auf die Arbeit konzentrieren kannst. Und das bedeutet letzten Endes, dass du länger an deinen Aufgaben sitzt und am Abend weniger Zeit hast.
Wenn du im Homeoffice bist und gleichzeitig auf deine Kinder aufpassen musst, weil Schulen und Kitas aufgrund der Coronakrise geschlossen sind, wird das besonders schwierig. Mit älteren Kindern kannst du bestimmt Vereinbarungen treffen, weil sie sich auch gut allein beschäftigen können. Versuche für jüngere Kinder eine Betreuung zu finden oder sprich dich mit dem anderen Elternteil ab.
Unser persönlicher Tipp: Wenn es im Fall einer Ausgangssperre wirklich gar nicht geht, sprich mit deinem Arbeitgeber. Er hat sicherlich Verständnis, dass du einfach nicht voll arbeiten kannst, wenn du dich gleichzeitig um kleine Kinder kümmern musst. Bleib auch über eventuelle Regelungen vom Gesetzgeber auf dem Laufenden. Die Situation ändert sich von Tag zu Tag.

7. Pflege den Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten

Im Homeoffice fehlen dir jetzt nicht nur die Kaffeepause und das Mittagessen mit den Kollegen, sondern auch die Gesprächspartner, mit denen Du Ideen und Probleme besprechen kannst. Gerade jetzt möchtest du bestimmt auf dem Laufenden darüber bleiben, wie es deinen Kollegen und Kolleginnen geht. Außerdem können sich Vorgesetzte und auch Kunden nur schwer einen Überblick über deinen Arbeitsfortschritt machen. Richte daher feste Termine ein, um den Kontakt zu Kunden und Vorgesetzten zu pflegen. Mit deinen Kollegen bildest Du hingegen am besten eine Gruppe in einem Instant-Messenger. So könnt ihr euch auch während eurer Kaffeepause im Homeoffice austauschen.
In diesem Artikel findest du einige praktische Tools, mit denen du auch im Homeoffice mit deinen Kollegen in Kontakt bleiben kannst.

8. Achte auf regelmäßige Pausen

Du brauchst unbedingt regelmäßige Pausen, um produktiv arbeiten zu können. Empfehlenswert ist eine Mischung aus fest eingeplanten und spontanen Pausen, wenn du dich einfach nicht mehr konzentrieren kannst. Die festen Pausen können zum Beispiel das Mittagessen mit der Familie oder anderen Mitbewohnern sein. Wenn du allein bzw. ohne andere Erwachsene zu Hause bist, kann eine schnelle Kochpause (Du wirst überrascht sein, was man alles in 30 Minuten zaubern kann) dir dabei helfen, den Kopf kurz frei zu bekommen. Wenn jemand anderes kocht, ist das gemeinsame Essen dann eine angenehme Gelegenheit für einen kurzen Austausch – so fühlen sich alle nicht so allein. Für kurze Pausen kannst dir einen Wecker stellen, der dich alle zwei Stunden fünf bis zehn Minuten vom Schreibtisch erlöst. Bis er klingelt, solltest Du allerdings wirklich konsequent arbeiten.
Noch ein letzter Tipp: Nutze deine Pausen wirklich zum Ausruhen. Wenn du im Internet surfst, erholst du dich nicht wirklich und es besteht die Gefahr, dass du die Zeit vergisst und nicht in der vorgesehenen Zeit mit deiner Arbeit fertig wirst. Steh auf, streck dich, geh vielleicht kurz spazieren oder leg sogar ein Mini-Workout ein. Kurz, tu etwas, womit du den Kopf frei bekommst.

9. Halte dich an feste Arbeitszeiten

Wenn niemand überprüft, wann du zur Arbeit gehst, kann es Überwindung kosten, einfach anzufangen – insbesondere mit unliebsamen Aufgaben. Feste Rituale helfen dir dabei, konstant Fortschritte zu verzeichnen und nicht unter Stress zu geraten, wenn Abgabefristen nahen. Ein fester Feierabend verhindert zudem, dass du unbegrenzt Überstunden ansammelst, anstatt dich auszuruhen.
Kleine Rituale können dir helfen, pünktlich mit der Arbeit zu beginnen. Wenn du bisher immer einen Kaffee getrunken hast, bevor du aus dem Haus gegangen bist, dann behalt dieses Ritual bei, bevor du dich an den Schreibtisch setzt. Vielleicht hast du ja auch Lust, morgens joggen zu gehen, dich zu duschen und dann fit in den Tag zu starten. Deiner Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass du dir durch solch ein Ritual gewissermaßen selber sagst, dass du gleich mit der Arbeit beginnen solltest.
Gleiches gilt auch für den Feierabend, weil dir ja jetzt der Weg vom Büro nach Hause fehlt, der dir bisher als Ritual gedient hat, um dich auf deine Freizeit einzustellen. Führe bewusst ein weiteres Ritual ein, um den Arbeitstag zu beenden. Räum den Laptop außer Sichtweite, leere deinen Schreibtisch, geh vielleicht kurz spazieren usw. Wichtig ist die mentale Abgrenzung von Arbeit und Freizeit.

10. Vermeide Ablenkungen

Alles, was dich von der Arbeit ablenken würde, sollte während der Arbeitszeiten außen vor bleiben. Im Homeoffice können vor allem zwei Faktoren zur Prokrastination, also dem Aufschieben bis zum letzten Moment, verleiten: Haushalt und Anwendungen auf deinem Computer, die du auch privat benutzt. Um Deine Konzentration zu wahren, lohnt es sich, feste Zeiten für den Haushalt anzusetzen und am PC zwei separate Benutzerkonten zu führen – eins für die Arbeit und eins fürs Private.
Auch an dieser Stelle soll noch einmal betont werden, dass du unbedingt Vereinbarungen mit deinen Mitbewohnern – Kindern, Partnern oder WG-Mitgliedern – treffen musst, damit sie dich nicht ständig unterbrechen. Wenn alle deine Arbeitszeit respektieren, du zwischendurch nicht in den Weiten des Internets abtauchst und du deinen Haushalt im Griff behältst, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.

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