Kennst du das? In der Hektik des (Berufs)-Alltags hast du einen wichtigen Termin verpasst, beim Einkaufen die Druckerpatronen vergessen oder einen Kunden nicht zurückgerufen, weil du es nicht mehr auf dem Schirm hattest? Viele kennen diese Situationen und daher ist eines für die Organisation sowohl im Alltag, als auch im Job inzwischen unverzichtbar: To-Do-Listen. Eine To-Do-Liste verschafft dir eine Übersicht über abgeschlossene und anstehende Aufgaben, hilft dir Zeitfenster im Blick zu behalten und erinnert dich an Deadlines und Termine. Zusätzlich steigert sie deine Motivation durch das gute Gefühl eine erledigte Aufgabe abzuhaken.

Eine To-Do-Liste kannst du natürlich einfach mit Stift und Papier oder in deinem Notizbuch erstellen, allerdings haben analoge Listen einige Nachteile: Einzelne Papierzettel vermischen sich oder du weißt nicht mehr, wo du sie hingelegt hast und musst dich erst einmal auf die Suche nach der Liste machen. Oder du willst schnell etwas nachschauen und musst erst in deinem Notizbuch blättern und die Seite mit der To-Do-Liste finden. Dadurch verlierst du Zeit und als Freiberufler weißt du: Zeit ist Geld. Eine To-Do-App ist daher die perfekte Alternative zum Zettelwirrwarr und ermöglicht dir, alle deine To-Do-Listen an einem Ort aufzubewahren. Übersichtlich, schnell zugänglich und immer griffbereit.

Welche To-Do-Apps gibt es?

Mithilfe von To-Do-Tools managst du deinen Alltag und deine Arbeit auf effiziente Art und Weise. Auf dem App-Markt gibt es eine große Anzahl an Anbietern. Viele der Apps zur Erstellung von To-Do-Listen gibt es in einer kostenlosen Basic-Version und in einer kostenpflichtigen Premium-Version. Um dir die Auswahl zu erleichtern, haben wir drei besonders empfehlenswerte Apps für dich ausgesucht, die wir dir im Folgenden vorstellen: Die Apps Todoist, Any.do und SOPHY.

Todoist – die wichtigsten Features:

Todoist ist eine der führenden To-Do-Apps und ein echter Allrounder. Die App hat ein leicht zu bedienendes Interface und schon die kostenlose Basis-Version bietet alle wichtigen Funktionen zum Erstellen und Verwalten von To-Do-Listen.

Funktionen:

• Die Schnelleingabe ermöglicht es dir, in kürzester Zeit Listen und Aufgaben zu erstellen
• Aufgaben können in einzelne Teilaufgaben zerlegt werden
• Aufgaben können priorisiert werden, so siehst du immer welche To-Dos gerade am wichtigsten sind
• Für Teamarbeiten kannst du Projekte erstellen und Aufgaben einzelnen Personen zuweisen
• Tages- und Monatsziele in visueller Form geben dir einen Überblick über deine Produktivität
• Du kannst Todoist mit anderen Tools wie zum Beispiel Dropbox, Alexa und weiteren verbinden
• Erhältlich für Windows, Mac OS, iOS, Android und als Web-Version

Kosten:

• Die Free-Version enthält alle wichtigen Basisfunktionen
• Bei der Premium-Version für 3 Euro monatlich können eine größere Anzahl von Projekten mit mehr Personen verwaltet werden. Zusätzlich bietet diese Version unter anderem eine Kommentarfunktion und die Möglichkeit zum Datei-Upload
• Die Business-Version für 5 Euro im Monat ermöglicht die Verwaltung von bis zu 500 Projekten und bietet unter anderem eine Rollenzuteilung und bei Problemen einen vorrangigen Support

Any.do – die wichtigsten Features:

Any.do ist eine simple und übersichtliche To-Do-App ohne viel Schnickschnack. Das Interface ist in einem minimalistischen Design gehalten und die Bedienung ist intuitiv.

Funktionen:

• Du kannst To-Do-Listen erstellen, Aufgaben priorisieren und in Kategorien einteilen
• Spracheingabe ist möglich, dadurch ist das Erstellen von Listen besonders bequem
• Für Arbeiten im Team kannst du Listen als Projekte mit zugewiesenen Aufgaben anlegen
• Die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass du keine Deadline verpasst
• Erhältlich für Windows, Mac OS, iOS, Android und als Web-Version

Kosten:

• Die kostenlose Basis-Version enthält alle oben genannten Funktionen
• Für 5,99 US-Dollar (5,50 Euro) im Monat erhältst du die Premium-Version. Diese bietet eine Farbkodierung für Aufgaben, verschiedene Interface-Designs, keine Größenbeschränkung bei Dateianhängen und vieles mehr

SOPHY – die wichtigsten Features:

Ein professionelles Aufgaben-Tool zur Strukturierung für umfangreiche Teamarbeiten und Prozesse ist die App SOPHY . Das Tool bietet viele Features zur Aufgabenverteilung auf einzelne Mitglieder und zur Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Teams.

Funktionen:

• Einfache Anmeldung mit nur einem Klick
• Nachverfolgen von Aufgaben durch die App
• Bibliothek mit Prozess-Vorlagen für diverse Projektarten
• Echtzeit-Aktualisierungen für Prozesse und einzelne To-Dos
• Erinnerungsfunktion: so vergisst dein Team keine Aufgabe mehr
• Die Benutzung des Tools ist auch durch E-Mail ohne Log-In möglich
• Team-Chats zur Kommunikation der Projektmitglieder

Kosten:

• Die Basic-Version für 9,90 US-Dollar (9,10 Euro) im Monat enthält alle oben genannten Funktionen
• Für 19,90 US-Dollar (18,30 Euro) erhältst du die Pro-Version mit zusätzlichen Features, wie Datei-Upload, personalisiertem Service und mehr

Welche To-Do-App die Richtige für dich ist, richtet sich nach deinen individuellen Bedürfnissen und der Art der Aufgaben für die du eine To-Do-Liste anlegen möchtest. Möchtest du die App vorwiegend für Team-Projekte mit komplexer Aufgabenunterteilung nutzen, ist ein professionelles Tool wie SOPHY die richtige Wahl. Benötigst du eine App für den Alltag, deine Aufgaben als Selbstständiger und kleine Team-Projekte machst du mit Todoist bestimmt nichts falsch. Wenn du nur auf der Suche nach einer einfachen App mit simpler Bedienung für Alltags-To-Dos und Gruppenarbeiten bist, kann Any.Do das passende Tool für dich sein.

Als selbstständiger Freelancer stellst Du Dir spätestens zu Beginn Deiner Tätigkeit die Frage, von wo aus Du am besten arbeiten solltest. Da der Trend heutzutage immer mehr weg geht von Büros und festen Arbeitszeiten, bieten sich vor allem für Solo-Selbstständige mit Tätigkeiten am PC die Alternativen von Home-Office und Coworking Spaces an. Auch einige große Firmen setzen bereits auf Heimarbeit statt festen Büros. Dabei haben beide Alternativen ihre Vor-und Nachteile.

Während Home-Office bei manchen Freiberuflern nach einiger Zeit dazu führt, dass ihnen förmlich die Decke auf den Kopf fällt, genießen andere die Möglichkeit, in gewohnt ruhiger Umgebung zu arbeiten und dabei ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Auch Coworking Spaces werden als Alternative zu festen Büros immer beliebter. Viele Freiberufler können sich zu Hause nicht so gut konzentrieren und weichen dazu lieber in flexible Büros aus. Anderen missfällt die Anwesenheit anderer Menschen bei der Arbeit und sie ziehen es deshalb vor zu Hause zu arbeiten. Für welche Alternative Du Dich letztendlich entscheiden solltest, hängt also ganz von Deinen persönlichen Präferenzen und Deinem Charakter ab.

Coworking Spaces – raus aus dem Haus!

Coworking Spaces sind einzelne Arbeitsplätze in Großraumbüros, die Du tage-oder monatsweise anmieten kannst. Diese bieten Dir in der Regel alles an Büroeinrichtung, was Du außer Deinem Laptop zum Arbeiten brauchst, das heißt einen geeigneten Schreibtisch mit Stuhl, W-LAN, mehrere Steckdosen, Drucker, Scanner und diverse Extras wie eine Kaffeemaschine oder Freizeitangebote wie Kicker und Schach, die Du in Deinen Pausen mit den anderen Freiberuflern zusammen nutzen kannst. Meistens wirst Du in Coworking Spaces auf andere Freelancer treffen oder Mitglieder von Start-Up-Unternehmen, die sich noch keinen festen Standort eingerichtet haben. Wenn Du also ein kontaktfreudiger Mensch bist, kann ein Coworking Space auch eine Möglichkeit sein, Dich mit Gleichgesinnten auszutauschen und ein gemeinsames Netzwerk zu bilden. Vielleicht findest Du sogar einen geeigneten Geschäftspartner, mit dem Du in Zukunft zusammenarbeiten möchtest.

Ein Nachteil dieser Coworking Spaces mit vielen unterschiedlichen Freelancern in Großraumbüros ist allerdings, dass es gerne einmal etwas lauter zugeht. Es wird telefoniert, getippt, durcheinander gesprochen. Dies kann Deine Konzentration herabsetzen und schlimmstenfalls sogar Deine Arbeitsleistung beeinflussen. Solltest Du dennoch in Erwägung ziehen, einen Coworking Space anzumieten, bietet Dir coworking-spaces.info eine Übersicht über alle aktuell verfügbaren Büros in Deutschland.

Homeoffice – allein Daheim

Unter Home-Office versteht man das Arbeiten von Freelancern und Selbstständigen von Zuhause aus. Dabei kannst Du Deinen Arbeitsplatz ganz nach Deinen eigenen Wünschen gestalten. Während manche Freelancer ein eigenes Arbeitszimmer haben, können andere besser im Wohn-oder Esszimmer ihrer Arbeit nachgehen. Ratsam ist es allerdings, sich auch ohne separates Arbeitszimmer eine eigene Arbeitsecke in dem jeweiligen Raum einzurichten. Im Gegensatz zum Coworking Space hast Du im Home-Office nur das zur Verfügung, was Du Dir selber angeschafft hast. Das bedeutet, dass Du Dir vor Beginn der Heimarbeit Gedanken machen solltest, was Du alles an Einrichtung, Hardware und anderen Materialien benötigst. Manche langfristigen Auftraggeber stellen einen Teil der benötigten Materialien zur Verfügung, dies ist aber nicht die Regel. Zusätzlich solltest Du beachten, dass im Gegensatz zur Arbeit in einem Büro erhöhte Strom- und Nebenkosten anfallen werden.

Home-Office hat den Vorteil, dass Du während Deiner Arbeitszeiten nahezu ungestört bist, auf Kind und/oder Hund nebenbei aufpassen kannst und keinen täglichen Arbeitsweg auf Dich nehmen musst. Zudem liegt die Einrichtung Deines Arbeitsplatzes ganz an Dir.

Ein Nachteil beim Home-Office ist jedoch, dass Dir früher oder später – gerade bei langweiligen Aufträgen oder bestem Sommerwetter – zu Hause die Decke auf den Kopf fallen kann und Du Dich nach Abwechslung sehnst. Entweder besteht dann die Gefahr, anderen Beschäftigungen statt Deiner Arbeit nachzugehen oder aber ganz das Haus zu verlassen. Selbstverständlich kannst Du dann auf ein nettes Café mit freiem WLAN in der Umgebung ausweichen. Dort ist es allerdings schwierig, gerade zu Stoßzeiten eine ruhige Ecke zum Arbeiten zu finden. Zudem hast Du im Gegensatz zum Coworking Space weniger die Möglichkeit, Dich aktiv mit Gleichgesinnten auszutauschen und neue Geschäftspartner kennen zu lernen.

Deine Vorlieben entscheiden

Wenn Du ein kontaktfreudiger Mensch bist, der gut unter Störgeräuschen arbeiten und sich konzentrieren kann und gleichzeitig die Möglichkeit des fachlichen Austauschs mit anderen schätzt, solltest Du es in Erwägung ziehen, einen Coworking Space anzumieten. Arbeitest Du im Gegensatz dazu lieber alleine für Dich, hast datenschutzrelevante Inhalte zu verarbeiten oder gar Kind/Hund zu Hause, auf die Du aufpassen musst, dann solltest Du Dich mit dem Thema Home-Office beschäftigen. Beides hat seine Vor-und Nachteile. Während Coworking Spaces oftmals eine erhöhte Konzentrationsfähigkeit und monatliche Zusatzkosten abverlangen, verlangt das Arbeiten im Home-Office viel Selbstdisziplin, klare Strukturen und eine deutliche Trennung von Arbeit und Privatleben.

Manche Freelancer kombinieren beide Möglichkeiten miteinander, mieten zum Beispiel drei Tage die Woche einen Coworking Space und verbringen den Rest der Zeit zu Hause. Beiden Möglichkeiten gemeinsam ist vor allem ihre absolute Flexibilität. Welche Alternative Du also für Dich wählst, hängt letztendlich ganz von Deinen individuellen Vorlieben, Deiner Arbeit und Deinem Umfeld ab.

Du würdest gerne den Schritt in die Selbstständigkeit wagen oder bist sogar schon selbstständig? In beiden Fällen wirst Du Dich sicherlich schon damit beschäftigt haben, welche administrativen Aufgaben auf Dich zukommen. Das scheint auf den ersten Blick sehr viel zu sein: Versicherung, Bank, Steuern – und natürlich Buchhaltung allgemein. Da das Thema Freelancing aber heutzutage deutlich mehr Anerkennung bekommt, gibt es schon hilfreiche Unterstützungen beim Set-Up: So auch, wenn es darum geht, welches Konto Du eröffnen kannst. Du hast die Möglichkeit ein Girokonto für Freelancer oder ein klassisches Firmenkonto zu eröffnen.

Warum ist ein separates Konto für Freiberufler empfehlenswert?

• Halte die Dinge getrennt: Wenn Dein Einkommen aus der Selbstständigkeit keinen Zusammenhang mit persönlichen Finanzen hat, macht es Sinn diese zu trennen. So kommt es erst gar nicht zu Verwirrung und Du behältst immer den Überblick.
• Es ist aus buchhalterischer Sicht clever: Wenn Du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwendest, ähnelt diese Deinem Kontoverlauf. Mit einem separaten Konto kannst Du die übersichtlichen Daten viel einfacher übernehmen.
• Es ist einfacher Deine Finanzen zu reporten: Wenn Du als Freelancer einen Kredit aufnehmen möchtest, fordern Kreditunternehmen in der Regel eine Übersicht Deines Einkommens an. Für beide Seiten ist es dann einfacher nur die Reportings Deines Business-Accounts als Grundlage zu haben.

Was du bei einem Business-Bankkonto beachten solltest

• Firmenkonto oder Konto für Freelancer: Vorab solltest Du Dich auf jeden Fall entscheiden, welches Konto besser zu Dir passt. Ein Firmenkonto ist meistens gebührenpflichtig – auch weil es ein größeres Leistungsrepertoire vorweist. Wenn die Leistungen für Dich eher uninteressant sind, solltest Du Dich für ein Freelancer-Konto entscheiden.
• Dispotkredit: Als Freelancer kann es hilfreich sein, wenn Du zum Start einen geringen Dispotkredit hast. Auch wenn Du diesen gar nicht nutzt, gibt es Dir eventuell ein sicheres Gefühl keine lästigen Rücklastschriften zu haben.
• Bargeldeinzahlungen oder reine Onlinebank? Wenn Du absehen kannst, dass Du viele Einzahlungen machen wirst, ist eine Filialbank definitiv die bessere Wahl. Falls das nicht der Fall ist, empfehlen wir Dir eine Onlinebank – im besten Fall mit App, über die Du Deine Finanzen reporten kannst.
• Zinsen: Schau Dir die verschiedenen Zinssätze genau an. Einige Banken haben überhaupt keine Zinssätze für Geschäftskonten. Es ist daher sinnvoll die Entscheidung nicht zu überstürzen und einen Vergleich zu machen.
• Kontoführungsgebühren: Wer selbstständig ist und ein Geschäftskonto eröffnen will, muss sich gut informieren. Viele Banken gewähren entsprechenden Kunden keinen Dispokredit oder verlangen hohe Gebühren. Informiere Dich also ausführlich und achte auf versteckte Kosten. Good to know: Für diese Kriterien – insbesondere auch Kontoführungsgebühren kannst Du über die Seite junge-Gründer.de einen sehr guten Vergleich aller in Frage kommenden Banken machen: https://www.junge-gruender.de/geschaeftskonto-freiberufler/

Mit diesen Bankkonten erwarten dich keine bösen Überraschungen und faire Konditionen

• Unser Lieblingsanbieter für Businesskonten ist Holvi. Die Anmeldung funktioniert in wenigen Klicks ganz einfach und mobil. Das Konto ist zudem kostenfrei und trackt Deine Ausgaben mit Hilfe von Tools. Am wichtigsten ist, dass das Konto geschützt, sicher und reguliert ist.
• Das Startup N26 bietet ab sofort Selbstständigen ein mobiles Bankkonto. Das gehört dazu: Mastercard, Echtzeit-Benachrichtigungen für alle Kontobewegungen, schnelle Überweisungen an Kontakte per SMS oder E-Mail, Smartphone-App. Du kannst das Konto in wenigen Minuten auf dem Smartphone ohne Papierkram eröffnen. Auch dieses Konto ist kostenlos.

Wenn Du an Buchhaltung denkst, würdest Du am liebsten alles hinschmeißen? Wir wollen auch gar nichts schön reden – Buchhaltung kann ganz schön lästig sein. Trotzdem ist sie ein wichtiger Bestandteil des Freelancings und auch für das Finanzamt, mit dem man möglichst keinen Ärger haben möchte. Eine Aufmunterung gibt es aber: Es gibt jede Menge Cloud-Services, mit denen Du Deine Buchhaltung überschaubar gestalten kannst.

Die Krux mit der Buchhaltung

Da macht man sich selbstständig, weil man die Vorteile der Freiheit und Flexibilität so sehr genießt. Und vielleicht auch in einem Bereich, der einem viel Freiraum für Kreativität und Eigeninitiative lässt. Da wird das Thema Buchhaltung verständlicherweise schnell sehr unbeliebt. Eine regelrecht einfache Lösung wäre einen eigenen Steuerberater zu engagieren, der den Zahlenkram für einen übernimmt. Das ist aber ein finanzielles Commitment, auf das man sich vielleicht gerade in der Anfangsphase des Freelancings nicht so gerne einlässt. Das musst Du auch nicht zwingend, denn es gibt Services, die in dieser Hinsicht schon eine große Unterstützung sein können – entweder als Begleitprogramm eines Business-Kontos oder als Buchhaltungsservice.

Welche Funktionen sollte ein Buchhaltungstool haben?

Nicht alle Buchhaltungstools sind gleich aufgebaut, deswegen solltest Du unbedingt darauf achten, dass folgende Funktionen abgedeckt sind:

• CRM zur Pflege deiner Kontaktdaten und der Rechnungen
• Rechnungserstellung & Mahnwesen
• Belegerfassung (am komfortabelsten via App, ansonsten auch per Mail) & Belegbuchung
• Schnittstelle mit Deinem Business-Konto
• DATEV-Schnittstelle für den Export Deiner steuerrelevanten Daten für Deinen Steuerberater oder das Finanzamt
• Erstellen der Einnahmeüberschussrechnung

Wir haben uns verschiedene Buchhaltungstools für Dich angeschaut und die vier besten auserkoren. Natürlich ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater immer am einfachsten – Solltest Du Dich aber dazu entschließen Deine Steuererklärung selber zu machen, ist eine ELSTER-Schnittstelle unabdingbar.

Rechnungserstellung mit Fastbill

Wenn Du Dich noch nicht in einem umfassenden Tool wiederfindest, Deine Rechnungen aber einfach erstellen und den Überblick über Deine Kundenkontakte behalten möchtest, ist FastBill eine gute Lösung.

Was FastBill bietet:

• FastBill richtet sich an eher kleine Firmen und Freelancer, hat dafür aber auch weniger Funktionen ganz im Sinne von “Einfach, übersichtlich, anwenderzentriert”
• Durch die Cloud-Lösung über jeden Browser erreichbar
• Gestaffelt ist FastBill in drei Pakete, die je nachdem, ob Du monatlich oder jährlich zahlst unterschiedlich kosten:
  • Starter (9,99,-/Monat)
  • Pro (29,99,-/Monat) und
  • Premim (59,-/Monat). Wenn Du ein jährliches Abo abschließt zahlst Du auf den Paketpreis 10% weniger
• Rechnungserstellung mit individueller Vorlage
• Belegerfassung (via Smartphone möglich)

Buchhaltung mit Papierkram

Papierkram ist die optimale Alltagslösung für Freelancer. Das hängt vor allem damit zusammen, dass das Tool sich auf die unkomplizierte Erstellung von Rechnungen konzentriert. Darüber hinaus bietet das Tool aber auch die praktische DATEV und Elster-Schnittstelle.

Die wichtigsten Fakten:

• Bei Papierkram kannst Du Dir erstmal ein kostenloses Konto anlegen anlegen und das dauerhafte Free Trial testen. Dieses hat aber nur eingeschränkte Nutzungsfunktionen.
• Die kostenpflichtigen Versionen unterscheiden sich im Funktionsumfang:
  • Pro (8 Euro / Monat)
  • Team (20 Euro / Monat) und
  • Business (40 Euro / Monat)
• Als einzelner Freelancer reicht Dir in der Regel die Pro-Version aus. Team und Business nutzt Du, wenn Du für ein Team mehrere Zugangsberechtigungen benötigst
• Ein wichtiger Faktor übrigens: Über Papierkram kannst Du ein ganzes Team vernetzen und die Aktivitäten der Mitarbeiter reporten
• Synchronisierung mit Deinem Konto via HBCI um so den kompletten Überblick über Transaktionen behalten

Buchhaltung mit Collmex

Du bist Freelancer oder hast eine Firma und legst Wert auf ein umfassendes Angebotsspektrum, wenn es um Buchhaltung geht? Collmex könnte dann eine passende Lösung für Dich sein – gerade auch wenn Du vielleicht einen Online Shop hast.

Die wichtigsten Fakten:

• So wie bei allen Buchhaltungstools kannst Du auch bei Collmex erst einmal ein 30-tägiges Free Trial testen. Anschließend kannst Du zwischen
  • Basic (13,95 Euro / Monat)
  • Plus (20,95 Euro / Monat) und
  • Pro (39,95 Euro / Monat) wählen. Je nach Paket kommen dann die jeweiligen Funktionalitäten hinzu.
• Collmex hat zahlreiche Funktionen in den Bereichen Verkauf, Projekte, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Commerce und ist somit flexibel auf Deine Wünsche anpassbar.

Collmex ist zweifellos ein Tool für Selbstständige, die weniger Wert auf die Nutzung auf mobilen Devices legen. Die Oberfläche ist recht komplex und teils auch unübersichtlich, was aber garantiert, dass Collmex für vieles eine Lösung hat. Wenn Du weniger Wert auf eine übersichtliche Oberfläche legst und besonders viele Zusatzfunktionen haben möchtest, bist Du bei Collmex an der richtigen Adresse!

Buchhaltung mit sevDesk

Eine weitere Buchhaltungssolution bietet sevDesk, wobei hier der Schwerpunkt auf der Rechnungs,- und Angebotserstellung liegt.

Die wichtigsten Fakten:

• Bei sevDesk kannst Du ein vierzehntägiges kostenloses Trial starten, welches nicht automatisch verlängert wird. Danach hast Du die Möglichkeit für Deine Buchhaltung zwischen drei Optionen zu wählen:
  • 1 Monat (18,90 Euro / Monat)
  • 12 Monaten (17,90 Euro / Monat) oder
  • 24 Monaten (15,90 Euro / Monat)
• Wenn Du das Tool nur für die Rechnungserstellung oder für komplexere Modelle in der Warenwirtschaft verwenden möchtest, gibt es hier auch entsprechende Monatspakete.
• sevDesk verarbeitet Deine Belege und Rechnungen automatisiert und mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. Das erspart Dir den Arbeitsschritt Deine Daten selber zu kategorisieren, sobald Du Deine Daten per Drag & Drop oder in der App hochgeladen hast

Wir hoffen, dass Du jetzt beim Gedanken an Deine Buchhaltung keine schiere Panik mehr bekommst. Wenn Du noch mehr über Funktionalitäten und Kosten diverser Buchhaltungstools erfahren möchtest, kannst Du außerdem auf https://www.netzsieger.de/k/buchhaltungssoftware vorbeischauen. Hier werden die einzelnen Funktionalitäten in einem umfangreichen Vergleich übersichtlich dargestellt.

Als Freelancer bist du selbst verantwortlich für dein Einkommen und deine Finanzen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass du jeden Monat ausreichend Umsatz generierst und nicht in diese fünf typischen (oft teuren) Geldfallen tappst.

1. Du schätzt den Arbeitsaufwand falsch ein

Eine der schwierigsten Aufgaben für unerfahrene Freelancer ist es, den Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen. Du möchtest in den Augen des Kunden nicht langsam und unproduktiv wirken und setzt den Aufwand lieber niedrig an – das ist verständlich. Das Problem ist aber, dass du bei einer knappen Kalkulation schnell ein Verlustgeschäft machst.

Viele Anfänger vergessen bei ihrer Preiskalkulation das Drumherum, also die Zeit, die für Besprechungen, Feedback und Korrekturschleifen benötigt wird. Selbst für einen verhältnismäßig kleinen Auftrag können sich die Arbeitsstunden je nach Art des Projektes schnell summieren. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern wirkt sich negativ auf deinen Cashflow aus.

Die Lösung: Definiere genau, was im Preis enthalten ist.

Am sichersten ist es, wenn du den Umfang und die Anzahl der Korrekturschleifen vorher schriftlich mit dem Kunden vereinbarst. Durch klare Absprachen hast du eine bessere Kontrolle über das Projekt und kannst verhindern, dass ein Auftrag durch viele Revisionen unprofitabel wird.

Wenn du im Verlauf des Projektes feststellen solltest, dass der Aufwand das Vereinbarte übersteigt, empfiehlt es sich den Kunden frühzeitig zu informieren und den Preis ggf. anzupassen. Auch wenn dir das zunächst Angst machen sollte, lohnt sich Transparenz. Vergiss nicht: auch das ist ein wichtiger Teil von einem professionellen Service.

2. Du nutzt kein getrenntes Geschäftskonto für dein Business

Fragst du dich am Ende des Geschäftsjahres, welche der Ausgaben auf dem Kontoauszug privat und geschäftlich sind? Du bist nicht allein.

Ein getrenntes Geschäftskonto ist für Selbstständige nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aus Angst vor zusätzlichen Kosten entscheiden sich viele Gründer dazu, ihr privates Girokonto für ihr Business zu nutzen. Auch wenn man damit etwas Kosten einsparen kann, bleibt es bei diesem Modell schwer, den Überblick zu behalten. Die Richtigkeit der Buchhaltung kann gefährdet werden.

Die Lösung: Ein getrenntes Geschäftskonto

Mit einem getrennten Geschäftskonto kannst du deine privaten und geschäftlichen Angelegenheiten sauber trennen. Der Steuerberater freut sich und du hast eine bessere Kontrolle über deine Finanzen.

Die gute Nachricht: Ein Geschäftskonto gibt es völlig kostenlos. Du musst kein teures Konto mit hohen Kontoführungskosten nutzen, sondern kannst auf eine moderne Online Bank setzen. Die Eröffnung eines neuen Kontos gelingt oft in nur wenigen Minuten im Netz.

Bei Holvi erhältst du noch viel mehr als nur ein Geschäftskonto. Du kannst deine Belege digital speichern, Rechnungen erstellen und versenden und deine Buchhaltung vorbereiten.

Durch die praktischen Tools kannst du deinen Alltag als Selbstständiger vereinfachen und dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Kerngeschäft.

3. Du verlierst Belege

Als Selbstständiger musst du alle Belege für betriebliche Ausgaben sorgfältig sammeln, sei es für Zugfahrten, Geschäftsessen oder eine Software.

Geht ein Beleg versehentlich verloren, kannst du die entstandenen Kosten nicht steuerlich absetzen – bares Geld, das du verlierst.

Lösung: Speichere Belege mit deinem Smartphone

Damit du dich in Zukunft nicht mehr nach zerknitterten Quittungen in deinen Jackentaschen suchen musst, empfiehlt sich eine digitale Erfassung der Belege.

Mit der Holvi App gelingt das in Sekundenschnelle. Wenn du mit deiner Holvi Business Prepaid Mastercard® bezahlst, erhältst du automatisch eine Benachrichtigung auf deinem Smartphone.

Jetzt machst du einfach nur ein Foto von der Quittung und kannst es direkt hochladen – alle weiteren relevanten Informationen werden automatisch gespeichert.

Für dich und deinen Steuerberater bedeutet das vor allem eins: mehr Effizienz. Das spart Zeit und schont deinen Geldbeutel.

4. Dir fehlt der Durchblick beim Thema Umsatzsteuer

Das Thema Umsatzsteuer ist eigentlich gar nicht so kompliziert, trotzdem sorgt es vor allem bei angehenden Selbstständigen regelmäßig für Verwirrung.

Zunächst musst du herausfinden, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist.

Wenn dein Business noch ganz am Anfang steht und dein jährlicher Umsatz im Vorjahr nicht über 17.500 Euro gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 betragen wird, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Solange du Kleinunternehmer bist, brauchst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen, bekommst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Der Vorteil ist, dass du dir dadurch am Anfang einiges an Bürokratie, z.B. die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung, ersparen kannst.

Sobald die Umsatzsteuerpflicht greift, solltest du vor allem eins beachten: die Mehrwertsteuer, die einnimmst, gehört nicht dir, sondern muss zu bestimmten Fristen an das Finanzamt abgeführt werden. Allerdings darfst du die Umsatzsteuer, die du von einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt bekommen hat, von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen – der sogenannte Vorsteuerabzug.

Bei wenigen Rechnungen ist das kein Problem, aber sobald der Zahlungsverkehr wächst, ist es schwer den Überblick zu bewahren und alles manuell zu berechnen. Fehler und Verspätungen können außerdem sehr teuer werden, weshalb man das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte.

Lösung: Ein digitales Geschäftskonto, das die Umsatzsteuer berechnet

Damit du deine Umsatzsteuer-Zahllast leicht im Blick behalten kannst, lohnt sich der Wechsel zu einem Geschäftskonto oder einer Software, die das für dich erledigt. Wenn du alle geschäftlichen Transaktionen über Holvi abwickelst, gelingt das mit nur wenigen Klicks.

Alternativ kannst du Holvi durch eine neue Integration mit der Buchhaltungssoftware Lexoffice verbinden.

5. Du verzettelst dich bei der Rechnungsstellung

Um deine Liquidität zu sichern ist es wichtig, dass du regelmäßige Zahlungseingänge hast. Das wiederum setzt voraus, dass du Rechnungen zeitnah verschickst und nicht jedes Mal Wochen oder Monate auf dein Geld warten musst.

Bei WorkGenius werden die Rechnungen für deine Projekte direkt über die Plattform erstellt und an deine Kunden weitergeleitet – du musst dich also nicht um Rechnungen kümmern.

Aber selbst, wenn du viele Projekte über WorkGenius abwickelst, ist es sehr wahrscheinlich, dass du irgendwann eigene Kunden gewinnst. Auf solche Fälle solltest du rechtzeitig vorbereitet sein, denn zu einem professionellen Service gehört auch eine funktionierende Rechnungsstellung.

Der Grund ist einfach: Wenn kein Geld reinkommt, leidet deine Liquidität. Das kann dazu führen, dass du deine eigenen Rechnungen nicht rechtzeitig zahlen kannst und in Verzug gerätst – ein Teufelskreis, der nicht nur teuer, sondern existenzbedrohend werden kann.

Um finanzielle Engpässe zu vermeiden, solltest du die Rechnungsstellung daher immer im Blick haben. Wenn du eine Rechnung schickst, können mehrere Wochen vergehen, bevor der Kunde das Geld überweist. In Deutschland beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage, was aber noch lange nicht heißt, dass alle Kunden dies respektieren.

Ohne ein entsprechendes System kann der Überblick leicht verloren gehen und Außenstände häufen sich – bis zu dem Punkt, an dem dir das Geld ausgeht.

Die Lösung: Optimiere deine Rechnungsstellung

Mach die Rechnungsstellung zu einer Routine. Wähle für jede Woche einen Zeitpunkt, an dem du dich um Rechnungen und – bei verspäteter Zahlung – um Zahlungserinnerungen kümmerst.

Mit einer Rechnungssoftware oder entsprechenden Vorlagen gelingt dies noch leichter. Am besten ist ein System, das mehrere Funktionen kombiniert.

Eine Lösung, bei der das einfach gelingt, ist Holvi. Mit Holvi kannst du Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Holvi übernimmt das Tracking, so dass du immer auf einen Blick erkennen kannst, welche Rechnung bezahlt wurde, welche noch aussteht oder verspätet ist. So hast du deine Finanzen und deine Liquidität jederzeit im Blick.

Fazit: Mit den richtigen Tools hast du deine Finanzen im Blick
Wie du siehst, setzt ein effizientes Finanzmanagement nicht großes Fachwissen oder teure Software-Lösungen voraus. Mit dem innovativen Geschäftskonto von Holvi, das speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen entwickelt wurde, kannst du bereits viele der typischen Fallstricke umgehen. Gleichzeitig sparst du wertvolle Zeit, die du ab jetzt statt Routineaufgaben für dein Business nutzen kannst.

Egal ob Website, Blog oder Online Magazin. Mit WordPress kannst Du Dich im World Wide Web verwirklichen und das ohne Programmierkenntnisse. Das Programm ist aktuell die beliebteste Online-Veröffentlichungsplattform und nicht nur das WorkGenius Online-Magazin basiert auf dem Content Management System (CMS), sondern auch 20 % des Internets. Da Studenten generell knapp bei Kasse sind, ist es umso genialer, dass Ihr für WordPress „Free“ absolut nichts zahlen müsst.

Das „Free“-Paket als perfekter Einstieg für Studenten

Mit der freien Version für WordPress bekommst Du alles an die Hand, was Du für Deine Website benötigst:

• Eine Subdomain von WordPress
• Support in der Community
• Zahlreiche kostenlose Themes
• Kinderleichte Designanpassung
• 3 GB Speicherplatz

Eine Subdomain von WordPress

Der Anbieter stellt Dir eine Subdomain. Subdomains sind Domains, die in der Hierarchie unter anderen Domains liegen. Meistens sind Domains ab der dritten Ebene gemeint. Deine Subdomain sieht dann wie folgt aus: Name_Deiner_Website.wordpress.com. Das ist doch nett, oder?

Support in der Community

Du erhältst Zugang zur Community. Solltest Du mal im Dunklen tappen, bringt sie Licht ins Dunkel. Du kannst Fragen in User Foren posten und bekommst Antworten von WordPress-Usern mit jahrelangen Erfahrungen.

Zahlreiche kostenlose Themes

Du bist kein Designer? Macht nichts – Das Programm bietet Dir verdammt viele bunte Themes für verschiedene Vorhaben, sodass Du ganz bestimmt genau das Richtige für Deine Website findest. Die Installation der Themes ist super einfach.

Kinderleichte Designanpassung

Die Designs können ohne Programmierkenntnisse angepasst werden. Dafür gibt WordPress Dir Werkzeuge zur Hand, die kleinere individuelle Designanpassungen in den Themetemplates ermöglichen. So ist es für Dich ein Klacks, das Background Design und Font Styles anzupassen und nach Deinen Vorstellungen zu gestalten. Features werden entspannt mit Plugins nachgerüstet.

3 GB Speicherplatz

In der „Free“ Version hast Du 3 GB Speicherplatz zur Verfügung. Das heißt für Dich, dass Du ausreichend Dokumente, Bilder, Audiodateien und Videos hochladen kannst.

Kurz: In der „Free“ Version hast Du ein kostenloses CMS, welches Dir die Möglichkeit gibt, auch als Nicht-Entwickler (!!!) Deine Idee im Internet schnell und einfach zu verwirklichen. Also, worauf wartest Du noch? Hier geht’s direkt zur Website!

Tipp: Solltest Du wirklich mal einen ITler benötigen, kannst Du auch einfach einen Job für Dein Vorhaben auf WorkGenius einstellen. Wir haben ausgezeichnete Informatikstudenten in unserer Academic Workforce, die sich bestens mit WordPress auskennen.

Die Coronakrise ist gerade dabei, die Welt, wie wir sie bisher kennen, völlig auf den Kopf zu stellen. Um die Ausbreitung der Infektionskrankheit Covid-19 so weit wie möglich zu verlangsamen, haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Aber nicht immer sind die Mitarbeiter oder gar die Unternehmen darauf vorbereitet. Wer bisher an einen geregelten Alltag im Büro gewöhnt war, hat es mitunter schwer, sich den Tag selbstständig zu strukturieren und produktiv zu arbeiten. Wir geben dir hier 10 Tipps, wie du die Zeit im Homeoffice optimal nutzt.

1. Richte dir einen festen Arbeitsplatz ein

Der Mensch braucht Strukturen. Es ist für unsere Psyche einfach besser, wenn bestimmte Orte mit bestimmten Aufgaben verbunden sind: die Küche zum Kochen und Essen, das Wohnzimmer zum Lesen und Fernsehen etc. Wenn du dich also zum Arbeiten an den Küchentisch setzt, ist Ablenkung und fehlende Konzentration vorprogrammiert. Vielleicht siehst du den unerledigten Abwasch oder dein Partner oder deine Partnerin kocht schon das Mittagessen und ihr beginnt eine Unterhaltung. Wenn du bisher noch nicht im Homeoffice gearbeitet hast, ist diese Situation sicherlich neu für dich und du kannst ihr nur schwer entgehen.
Richte dir also möglichst direkt am ersten Tag einen festen Arbeitsplatz ein, den du auch wirklich nur zum Arbeiten nutzt. Ideal wäre ein eigenes Arbeitszimmer, aber wenn du nicht genügend Platz dafür hast, versuche einen Bereich des Wohnzimmers oder deines Schlafzimmers als Büro einzurichten.

2. Vermeide Ablenkungen

Ablenkungen warten zu Hause an jeder Ecke. Sei es das Smartphone, deine E-Mails oder die Gitarre – sie alle können deine Konzentration stören. Wenn du erst einmal abgelenkt bist, benötigst du mindestens 15 Minuten, um in deinen Workflow zurück zu finden. Sorge also dafür, dass du alle Störfaktoren außer Reichweite schaffst. Schalte deine Social-Media-Kanäle ab, leg dein Handy in einen anderen Raum und ziehe die Stecker von Telefon und Fernseher. Richte deinen Arbeitsbereich so schlicht wie möglich ein und bewahre dort wirklich nur Dinge auf, die du zum Arbeiten brauchst. Bitte auch deine Mitbewohner, dich während deiner Arbeitszeit nicht zu stören, weder für einen kleinen Plausch noch für wichtige Angelegenheiten. Wenn du im Büro arbeitest, können solche Dinge ja schließlich auch meistens bis zum Abend warten. Zugegeben, mit Kindern ist das nicht so einfach, wobei wir bei Punkt 3 wären.

3. Organisiere die Kinderbetreuung

Wenn du Kinder hast, die derzeit nicht in die Kita oder Schule gehen können, gestaltet sich die Arbeit zu Hause besonders schwierig. Insbesondere kleine Kinder verstehen nicht so einfach, dass du zwar da aber nicht ansprechbar bist. Wenn du wirklich produktiv arbeiten möchtest, müssen die Kinder beschäftigt oder anderweitig betreut werden. Hier ein paar Tipps, wie du dich organisieren kannst:

• Triff genaue Absprachen mit dem anderen Elternteil und haltet euch beide daran. Wenn er oder sie nicht zu Hause arbeitet, kann er/sie vielleicht versuchen, vorübergehend in Teilzeit zu arbeiten, um dich zu entlasten.
• Höre dich in der Nachbarschaft um, ob jemand eine Kinderbetreuung anbietet. Vielleicht findest du Informationen am schwarzen
• Brett im Supermarkt oder auch auf Plattformen wie Facebook oder nebenan.de. Es gibt viele Menschen, die ihre Hilfe anbieten.
  Frag Freunde und Bekannte, ob sie dir aushelfen können.
• Ältere Kindern können sich vielleicht auch für eine gemeinsam abgesprochene Zeit allein beschäftigen. Gib ihnen Aufgaben für die Schule oder biete ihnen Bücher, Hörbücher, Fernsehen, Tablets etc. an. Stell vielleicht einen Wecker, damit sie wissen, wann die vereinbarte Zeit zu Ende ist.
  Achtung! Bitte möglichst nicht die ältere Generation um Hilfe.

Für Personen ab 60 Jahren besteht ein besonders hohes Risiko, dass die Krankheit schwer verläuft, falls sie sich mit dem Coronavirus anstecken.

4. Halte dich an feste Arbeitszeiten

Auch bei der Arbeit zu Hause ist es wichtig, deine Arbeitszeiten einzuhalten. Sicherlich ist die Flexibilität verlockend – noch schnell einen Kaffee trinken oder zwischendrin einkaufen gehen. Wenn du deine Arbeit aber immer wieder unterbrichst, findest du am Abend kein Ende, weil du dein Pensum noch nicht geschafft hast. Nach ein paar Tagen wirst du das Gefühl haben, den ganzen Tag nur mit Arbeit zu verbringen. Das frustriert und ist auch nicht gesund. Schreibe dir selbst feste Arbeitszeiten und Pausen vor und halte dich daran. Besonders wichtig ist, dass du am Ende der Arbeitszeit deinen Computer auch wirklich ausschaltest und nicht mehr in deine E-Mails siehst. Aktiviere die automatische Antwortfunktion und geh auch erst am nächsten Tag wieder ans Telefon, wenn dich jemand aus der Firma anruft.
Diese Strategie hilft dir, deine Arbeit zu organisieren, Termine einzuhalten, den Stress auf ein Minimum zu reduzieren und genügend Freizeit zu haben.

5. Erledige zuerst die schwierigen Aufgaben

Wenn du unangenehmen Aufgaben hinauszögerst, schaffst du dir einen Berg an Arbeit für später, der dich gedanklich beschäftigt, deine Produktivität beeinträchtigt und dich unter Druck setzt. Es kann verlockend sein, Aufgaben auf morgen zu verschieben, aber der Stress und Druck wird immer im Hinterkopf bleiben. Stellst du eine unangenehme Aufgabe aber fertig, musst du nicht mehr daran denken und kannst dich voll und ganz auf die nächsten Schritte konzentrieren oder den wohlverdienten Feierabend genießen. Das steigert nicht nur deine Produktivität, sondern ist auch ungemein motivierend.

6. Achte auf genügend Schlaf und Bewegung

Sieben bis neun Stunden Schlaf pro Nacht sind für dein körperliches und geistiges Wohlbefinden sehr wichtig. Schlafentzug beeinträchtigt die Konzentrationsfähigkeit und du wirst anfälliger für Fehler. Wenn du deine Aufgaben auf die Nacht verschiebst, um den Tag frei zu haben, schadest du deinem Biorhythmus erheblich. Eine gute Nachtruhe hingegen verbessert die Tagesstimmung, fördert die Kreativität, baut Stress ab und verbessert das Gedächtnis.
Bei der Arbeit zu Hause kommt oft die Bewegung zu kurz. Manche Tage geht man nur zwischen Bett, Bad, Küche und Schreibtisch hin und her. Keine Frage, dass das ungesund ist. Außerdem schränkt mangelnde Bewegung aber auch deine geistige Leistungsfähigkeit aus. Versuche also, zumindest einmal täglich spazieren zu gehen. Noch besser ist natürlich eine fordernde sportliche Tätigkeit wie Fahrradfahren, Joggen, Yoga, Pilates, Krafttraining usw. Ein weiterer positiver Effekt ist übrigens, dass du zwischendurch auch mal den Kopf frei bekommst. Unterschätze nicht, wie anstrengend es sein kann, immer nur in den eigenen vier Wänden zu sein.

Tipp: Im Fall einer Ausgangssperre findest du im Internet viele Trainingsprogramme und Übungen, die du auch zu Hause machen kannst. Such doch einfach mal auf YouTube oder bei Google.

7. Kein Multitasking

Das menschliche Gehirn ist nicht auf Multitasking eingestellt. Tatsächlich reduziert Multitasking laut Forschung die Produktivität um bis zu 40 %. Dies liegt daran, dass der Wechsel zwischen mehreren Aufgaben den Fokus einschränkt, das Arbeitsgedächtnis verringert und Stress und geistige Ermüdung erhöht. Steigere also deine Produktivität, indem du dich auf jeweils nur eine Aufgabe konzentrierst. Eine gute Möglichkeit ist es zum Beispiel, nur einmal stündlich in deine E-Mails zu schauen und ansonsten konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

8. Belohne dich

Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, mag es produktiv erscheinen, direkt weiterzumachen. Manchmal solltest du dich aber auch einfach selbst belohnen. Geh einen Kaffee trinken, ruf einen Freund an, gönn dir eine kleine Pause. Belohne deine guten Leistungen, es gibt ja keinen Vorgesetzten, der das jetzt tun kann. Mit deinem eigenen Belohnungssystem wirst du während der Arbeit mehr Motivation aufbringen können, da du auf etwas Lohnenswertes hinarbeitest.

9. Erstelle eine tägliche To-Do-Liste

Wenn du im Büro arbeitest, weist dir jemand deine Aufgaben zu und setzt dir Fristen. Sicherlich sprichst du dich trotz deiner Arbeit im Homeoffice noch regelmäßig mit deinem Chef und deinen Kollegen ab. Du weist also, welche Aufgaben anstehen. Nur bist du jetzt allein zuständig für das Zeitmanagement. Erstelle dir am besten jeden Morgen eine To-Do-Liste. Damit hast du ein Ziel für den Tag, behältst du den Überblick über deine Projekte und verhinderst du, dass du vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weißt, wo du anfangen sollst. Schreibe einfach auf, was an einem bestimmten Arbeitstag zu tun ist und nummeriere dann jedes Element in der Reihenfolge seiner Priorität. Du kannst auch die Dringlichkeit und Wichtigkeit hervorheben oder Termine auf die Liste setzen. Am Ende des Tages überträgst du alles, was du nicht fertigstellen konntest auf die Liste des nächsten Tages. Die Gewohnheit, To-Do-Listen anzufertigen, hilft deiner Produktivität und Organisation deines Arbeitstages.

10. Pflege den Kontakt mit Kollegen und Freunden

Einer der größten Fallstricke im Homeoffice ist die Einsamkeit. Sicherlich ist man im Büro manchmal von seinen Kollegen genervt, aber schon nach wenigen Tagen, an denen man alleine am Computer sitzt, vermisst man sie vielleicht schon wieder. Die Arbeit zu Hause kann sehr einsam sein. Im schlimmsten Fall vergehen manchmal Tage, ohne dass man mit jemandem spricht. So kann schnell das Gefühl aufkommen, nur noch als Einzelkämpfer zu leben und zu arbeiten. Achte jetzt also besonders darauf, deine Kontakte zu pflegen. Hier ein paar Tipps:

• Mach geplante Online-Kaffeepausen mit den Kollegen. Dabei könnt ihr Neuigkeiten austauschen und erfahrt, wie es den anderen geht
• Sprich regelmäßig per Skype o.ä. mit deinem Vorgesetzten, um über die Lage im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Falls er/sie das nicht von sich aus vorschlägt, ergreif die Initiative.
• Telefoniere mit Verwandten und Freunden. Sicherlich möchtest du sowieso wissen, ob es allen gut geht.
• Wenn es keine Ausgangssperre gibt, verabrede dich an der frischen Luft mit einem Freund oder einer Freundin. Vermeide aber geschlossene Räume und größere Gruppen, da so die Ansteckungsgefahr steigt.
• Wenn du nicht alleine wohnst, nimm dir vielleicht extra viel Zeit für lange Gespräche, Gesellschaftsspiele, gemeinsame Filmabende.

Wenn du diese Tipps beachtest, kann die Zeit im Homeoffice durchaus angenehm sein. Immerhin hast du mehr Zeit, weil du dir den Weg zur Arbeit sparst. Vielleicht kannst du endlich mal richtig ausschlafen oder bis spät in die Nacht arbeiten. Wenn diese Krise vorbei ist, hast du vielleicht Lust, ein paar Tage in der Woche weiter zu Hause zu arbeiten. Sprich mit deinem Arbeitnehmer, jetzt kann er ja nicht mehr behaupten, dass das nicht geht.

Viele von uns, die bisher im Büro gearbeitet haben, sind aufgrund der Coronakrise von heute auf morgen ins Homeoffice gewechselt. Das ist eine neue Situation, die viele Unsicherheiten mit sich bringen kann. Fragen, für die wir gestern einfach nur ins Büro nebenan gehen mussten, bleiben heute unbeantwortet. Wo soll ich diese Datei speichern? An wen soll ich das fertige Projekt eigentlich schicken? Was mach ich als Nächstes? Warum funktioniert dieses Programm nicht?
Selbst die gemeinsamen Mittagspausen und den Tratsch und Klatsch vermissen wir irgendwie – so allein zu Hause kann es doch ganz schön einsam werden.

In diesem Artikel stellen wir dir einige praktische Tools vor, mit denen du auch aus der Distanz produktiv mit deinem Team zusammenarbeiten kannst.

In Kontakt bleiben

Auch bei der Arbeit zu Hause müssen manchmal Fragen schnell beantwortet werden und wichtige Besprechungen stattfinden. Zum Glück gibt es viele Tools, die uns dabei helfen, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Slack

Slack ist ein professionelles Kollaborationstool, auf dem ihr eure ganze Kommunikation zusammenfassen könnt. Die so genannten Channels dienen gewissermaßen als digitales Büro. Mit dem Chat spart ihr euch unübersichtliche E-Mail-Ketten und ihr könnt darin auch Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Außerdem bietet das Tool eine Video- und Audio-Anruffunktion. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass du Slack auch mit über 2000 anderen Apps wie Google Drive integrieren kannst – so baust du dir mit der Zeit deine eigene maßgeschneiderte Lösung.

Zoom

Zoom ist ein praktisches und sehr zuverlässiges Tool für Videoanrufe. Dabei kannst du einen einzigen Kollegen anrufen, wenn ihr schnell etwas besprechen müsst, oder gleich eine ganze Konferenz mit bis zu 1000 Teilnehmern planen. Ihr könnt mit Zoom auch Dateien freigeben, Nachrichten übermitteln oder sogar euren Bildschirm teilen – das ist besonders für Präsentationen, Webinare oder ähnliches sehr praktisch.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und verfügt ebenso wie die anderen beiden Tools über einen Chat, eine Anruf- und Konferenzfunktion und die Möglichkeit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und sie auszutauschen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist aber die mögliche Integration mit Office 365, sodass ihr gemeinsam online an Office-Dateien arbeiten könnt.

Houseparty

Neben all der Arbeit darf natürlich auch der soziale Aspekt nicht verloren gehen. Derzeit liegt die mobile App für Android und iOS Houseparty voll im Trend. Du kannst damit gleichzeitig mit bis zu acht Personen per Videoanruf reden. Und weil du die App auf dein Smartphone herunterlädst, kannst du wirklich immer mit deinem Team in Kontakt treten, auch wenn du den Computer nicht angeschaltet hast – ideal für die sehnlichst vermisste gemeinsame Mittagspause.

Produktives Arbeiten und Projektmanagement

Neben dem direkten Kontakt mit deinem Team ist es natürlich auch wichtig, den Überblick über gemeinsame Projekte zu behalten und sinnvoll zusammen zu arbeiten. Gerade bei großen Teams ist das ohne regelmäßige Besprechungen keine leichte Aufgabe. Aber auch hier gibt es praktische Lösungen.

Google Drive

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst, mit dem du und dein Team online auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten könnt. Damit ist es zum Beispiel optimal für die Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen oder den Dokumententausch geeignet. Alle Mitarbeiter mit einer Zugriffsberechtigung können die entsprechenden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dadurch bleiben sie immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Sie werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen.

Trello

Trello ist ein sehr vielseitiges Tool für das Projektmanagement, mit dem ihr den Überblick über eure Aufgaben behaltet und den Fortschritt im Team sehen könnt. Ihr könnt die Boards, Listen und Karten in der App ganz einfach an eure Bedürfnisse anpassen, um Projekte zu planen, Aufgaben zu verteilen und generell den Überblick zu behalten. Es gibt auch einen Bot, mit dem ihr viele Aufgaben automatisieren könnt, und die Möglichkeit, andere Apps zu integrieren.

Plan IO

Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Teams. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligten Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können.

Liquidplanner

Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software mit klassischen Funktionen wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, deine Effizienz jedoch steigern kann.

Toggl Plan

Toggl Plan bietet eine grafische Übersicht über alles, was das Team gerade tut. Die Projektmanagement-Apps hat nicht so umfangreiche Funktionen wie die anderen Lösungen, ist durch ihre Klarheit aber trotzdem eine unserer Favoriten. Du siehst hier auf einem Blick, woran der Rest des Teams gerade arbeitet und was deine nächsten Aufgaben sind. Diese Übersichtlichkeit macht diese App eigentlich unentbehrlich für jede Teamarbeit.

Weitere praktische Tools

Teamviewer

Der Teamviewer ist ein absolutes Muss auf deinem Computer. Wir alle kommen irgendwann nicht mehr weiter und brauchen dann Hilfe vom Support. Da du deinen Laptop aus dem Homeoffice schlecht zum Support bringen kannst, solltest du unbedingt den Teamviewer installieren. Über diese App kannst du einem Techniker den Remote-Zugriff auf deinen Computer gewähren, damit er das Problem für dich behebt.

Doodle

Wenn in größeren Teams Termine abgesprochen werden müssen, kann das zu ewig langen Chat-Unterhaltungen oder E-Mail-Ketten führen, bei denen am Ende jeder den Überblick verliert. Das Mittel gegen dieses Chaos nennt sich Doodle! Mit der App kannst du einfach einen Kalender erstellen, auf dem dann jeder einträgt, wann er Zeit hat. So sehen alle auf einen Blick, wann der beste Termin für die nächste Videokonferenz ist. Wie haben wir uns eigentlich bisher ohne Doodle organisiert?

Wie du siehst, gibt es unzählige Lösungen für fast alle Probleme. Analysiere am besten gemeinsam mit deinem Team, welche Apps euch am besten unterstützen und arbeitet dann alle mit der gleichen Anwendung. Denn zu viel des Guten wird euch nicht produktiver machen, sondern nur von der Arbeit ablenken.

Kollaboratives Projektmanagement beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Akteure an einem gemeinsamen Projekt. Mittlerweile geht es dabei nicht mehr nur um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb eines Teams oder Unternehmens, sondern auch die gemeinsame Arbeit bei großer räumlicher Distanz.

Durch die Digitalisierung wird es beispielsweise immer üblicher auch Freelancer in Projekte einzubinden. Und selbst Mitarbeiter im eigenen Unternehmen sind oft nicht immer persönlich anwesend. Da ist es unvermeidlich sich mit effektiven Projektmanagement Tools zu beschäftigen, die solch eine Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Wir stellen dir die Formen des kollaborativen Projektmanagements vor und erklären, welche Chancen und Risiken sich für Dich daraus ergeben.

Was ist kollaboratives Projektmanagement?

Kollaboratives Projektmanagement ist eine Methode komplexe Projekte besser zu planen, steuern und koordinieren. Dabei besteht der Grundgedanke in der Zusammenarbeit von Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus. Diese Projektteams müssen für das erfolgreiche Management miteinander vernetzt werden.

Dazu gibt es unzählige Anwendungen für unterschiedliche Zwecke, die Du auch parallel verwenden kannst. Neben der klassischen Software haben sich mittlerweile besonders Cloud-basierte Lösungen etabliert. Insbesondere bei räumlicher Distanz oder Einbindung externer Mitarbeiter bieten Lösungen aus der Cloud erhebliche Vorteile. Beispiele für den Nutzen von Projektmanagement-Lösungen sind die Erstellung von Kurs- oder Textmaterial, die Koordination von Terminen, die Unterteilung von Arbeitsschritten oder die Aufteilung der Aufgaben. Alle Bereiche eines Projekts kannst Du mit Tools wie Google Docs, Slack oder Plan IO effizienter koordinieren. Dabei findest Du am Markt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Projektmanagement-Tools.

Trotz ihrer diversen Anwendungsmöglichkeiten und unterschiedlichem Funktionsumfang haben die Tools folgende Gemeinsamkeiten:

• Mehr Transparenz in der Teamarbeit
• Projektkoordination trotz räumlicher Distanz
• Bessere Kommunikation
• Laufende Aktualisierung der Informationen
• Mehr Zeiteffizienz
• Alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand
• Mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation in der Aufgabenteilung

Bei der Projektarbeit in der Cloud ist es sehr wichtig mit der Verlagerung in die digitale Kommunikation achtsam umzugehen. Durch das Fehlen von Gestik, Mimik und hörbarer Sprache können Missverständnisse entstehen. Deshalb sollte das Team möglichst gemeinsam festlegen, welche Regeln sich die Mitarbeitenden für die Kommunikation in Chats und Apps vorstellen. Ebenso wichtig ist, dass jeder Probleme und Konflikte offen ansprechen kann.

Außerdem müssen alle Projektbeteiligten auf eine ausreichende Datensicherung achten, damit keine sensiblen Informationen nach Außen gelangen oder gar verloren gehen.

Formen und Risiken des kollaborativen Projektmanagements

Du kannst kollaboratives Projektmanagement einerseits innerhalb eines Teams oder Unternehmens sinnvoll einsetzen und andererseits damit Mitarbeitende bei großer räumlicher Distanz einbinden. Meist bezieht sich dieser Aspekt auf die Kooperation mit Freelancern, die dem Unternehmen eventuell nicht einmal persönlich bekannt sind. Vorteile, die sich aus solch einer Zusammenarbeit ergeben, sind:

• Mehr Flexibilität
• Kurzfristige Unterstützung
• Geringere Kosten
• Fachliche Expertise

Du willst mehr über die Vorteile einer Arbeit mit Freelancern erfahren? Wir haben 11 Gründe für die Arbeit mit Freelancern für Dich zusammengefasst!

Für Unternehmen kann es langfristig günstiger sein zeitweise fachliche Expertise zu nutzen, als eine Stelle dafür zu besetzen. So kann das Unternehmen seinen Bedarf zeitlich flexibel decken. Besonders vorteilhaft ist die Zusammenarbeit mit Freelancern bei so genannten Micro Jobs. Dabei handelt es sich um kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben eines Projekts, die an Freelancer delegiert werden. Das können Texte, Recherchen oder die Ausgestaltung einer Grafik sein, für die jedoch nur ein geringer Zeitaufwand von einigen Stunden nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freelancer bleibt den Festangestellten mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Dennoch hat die Kooperation mit Freelancern auch einige Nachteile.

• Freelancer sind nicht mit den Unternehmenswerten / Verhaltenskodex vertraut
• Gleichbleibende Qualität ist nicht immer garantiert
• Du musst Zeit in die Aufgabendelegation investieren (Auftragsbesprechung / Briefing)

Einige dieser Nachteile kannst du mit vorausschauender Planung und Nutzung von PM-Tools ausgleichen. Planung und Kommunikation sind an dieser Stelle das Wichtigste. Die Zusammenarbeit mit Freelancern kann Dir einen zeitlichen Vorteil verschaffen, gleichzeitig solltest Du jedoch einen Sicherheitspuffer einbauen und die Timeline nicht zu eng setzen. Eventuelle Zeiten für Anpassungen oder Revisionen solltest Du in jedem Fall einplanen.

Die besten Tools und Apps für kollaboratives Projektmanagement

Welches Tool für welche Art von Projektmanagement geeignet ist, hängt von einigen Faktoren ab:

• Unternehmensgröße
• Branche
• Planungsbedarf
• Art des Projektes

Wir stellen Dir an dieser Stelle einige Tools vor, die Du parallel oder einzeln nutzen kannst. Der Markt hat allerdings noch weitaus mehr Anwendungen zu bieten. Daher lohnt es sich zu recherchieren, damit Du das optimale Tool für das jeweilige Projekt findest.

Google Drive
Mit Google Drive steht Dir ein Filehosting-Dienst zur Verfügung, der es Dir und Deinem Team ermöglicht von überall auf der Welt auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Damit ist es das optimale Tool, wenn es beispielsweise um Texterstellung oder Dokumententausch geht. Online können alle Beteiligten eine Zugangsberechtigung erhalten und gemeinsam die entsprechenden Dokumente bearbeiten. Somit ist das Dokument immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Korrekturen werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen. Neben Google Docs für die Texterstellung bietet das Softwarepaket auch Sheets, Slides und Forms. So können neben Dokumenten auch Tabellen, Präsentationen und Formulare gemeinsam bearbeitet werden.

Plan IO
Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst Du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Projekts. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligte Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können. Diese Projektmanagement-Software eignet sich sowohl für klassische Projekte als auch für das agile Projektmanagement.

Liquidplanner
Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software für moderne Unternehmen. Sie bietet Meilensteine des klassischen Projektmanagements, wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung, bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, Deine Effizienz jedoch steigern kann.

Weitere Anbieter:

• Basecamp
• Asana
• Jira
• Apple iWork
• Wrike
• Facebook Workplace
• Evernote

Jede Software hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, ist mehr oder weniger umfangreich und für unterschiedlich große Teams und Unternehmen besser oder weniger gut geeignet. Daher ist es in jedem Fall notwendig, die Anwendungen genau anzuschauen und gründlich zu recherchieren. Viele Cloud-Lösungen haben kostenlose Versionen oder Du kannst sie kostenlos testen. Mache hiervon auf jeden Fall Gebrauch. Nach diesen Überlegungen steht einem effizienten und gut organisierten Projektmanagement nichts mehr im Wege.