Business Tipps

So erstellst Du das perfekte Briefing für Texter

Klare Anweisungen sind die halbe Miete für erstklassigen Content. Wenn Du Dir einen guten Text für Deine Webseite wünscht, musst Du dem Auftragnehmer in Deinem Briefing ein klares Ziel mit einem eindeutig vorgeschriebenen Weg vorgeben. Texter können keine Gedanken lesen und wissen ansonsten nicht, was genau Du von ihnen als Ergebnis erwartest.

Das Essenzielle

Die folgenden Punkte gehören unbedingt in ein verständliches Texter Briefing. Sie sind das Rückgrat des Textes und dienen als unverzichtbarer Leitfaden für die Texterstellung:

  • Tonalität und Stil: Wünscht Du Dir einen lockeren Text oder soll sachlich argumentiert werden? Werden im Text Laien angesprochen oder sollen Fachleute des Themengebiets weiterführende Informationen erhalten? Muss der Text den Leser zum Kauf animieren oder ausschließlich der Unterhaltung dienen oder zu Informationszwecken? Ohne diesen Punkt im Briefing für Texter weiß der Auftragnehmer nicht wie er den Text zu gestalten hat.
  • Ansprache des Lesers: Für gewöhnlich wird der Leser in Verkaufs- und Ratgebertexten mit „Sie“ angesprochen. Geduzt wird dagegen beispielsweise in Blogbeiträgen. Falls Du Sonderwünsche hast oder der Text in keine gewöhnliche Kategorie passt, musst Du im Briefing für Texter die Ansprache vorgeben.
  • Textstruktur, Bilder und Länge: Am besten ist es, wenn Du Dir im Vorfeld Gedanken über die Struktur des Textes machst. Verschiedene Texter bevorzugen verschiedene Textstrukturen. Und Du weißt am besten, wie viel Platz auf Deiner Webseite ist und wie viel Raum Du dem zu erstellenden Artikel einräumen willst. Bei Bilderrecherchen musst Du im Texter Briefing die Quelle nennen, von der diese stammen dürfen. Im Briefing für Texter müssen diese Quellen klar vorgegeben sein. Zudem ist es wichtig, ein Budget festzulegen, für die das Bild von Dir eingekauft werden könnte.
  • Keywords und Dichte: Du musst im Briefing für Texter die Keywords und die Anzahl klar vorgeben. Zusätzlich ist unbedingt zu erläutern, ob alle Keywords zusammen oder jedes einzelne von Dir in einer bestimmten Anzahl im Text vorkommt.
  • Zusätzliche Texte zum eigentlichen Text: Oft benötigst Du zusätzlich zum Text auch Meta-Daten. Diese musst Du im Briefing für Texter eindeutig anfordern, falls Sie diese Zusatzelemente nicht selber erstellen möchten.
  • Wo und für soll der Text sein?: Im Texter Briefing kannst Du ebenfalls die Seite angeben, auf der Du die Texte veröffentlichst. Der Auftragnehmer erhält anhand der vorhandenen Beispiele ein besseres Gefühl für seinen Text. Auch die Zielgruppe Deiner Homepage oder Deines Onlineshops kann bei der Texterstellung hilfreich sein.

Dem Auftragnehmer die Arbeit erleichtern

Bei einigen Texten ist eine Recherche für die Inhalte unabdingbar. Hilfreich für den Auftragnehmer ist es, wenn Du innerhalb des Texter Briefings alle Quellen bzw. mögliche Quellen bereitstellt. Es helfen Beispieltexte bzw. Links zu Beispieltexten. Der Texter spart wertvolle Zeit und es ermöglicht ihm, sich besser auf die gewünschten Inhalte zu fokussieren. Du musst Dir weniger Sorgen um den eigentlichen Inhalt des Textes machen, sondern erhälst genau die Informationen, die Du Dir wünscht. Ohne eine Quellenangabe ist die Gefahr groß, dass der Auftragnehmer unpassende Quellen für für die Texterstellung zugrunde legt. Da hilft ein noch umfassenderes Briefing für Texter nicht mehr.

Die Deadline

Zwei Stunden Zeit für insgesamt 3.000 Wörter mitsamt Bilderrecherche? Bei durchschnittlich sechs Buchstaben pro Wort wären 2,5 perfekt sitzende Tastenschläge pro Sekunde nötig. Das ist unmöglich, außer der Verfasser kopiert große Teile seines Textes. Dies wiederum kann nicht nur zu rechtlichen Komplikationen führen, sondern wirkt sich auch negativ auf den SEO Effekt der Texte aus – Stichwort duplicate Content. Gib dem Auftragnehmer neben einem vollständigen Briefing auch ausreichend Zeit für Recherchen, die Texterstellung, sprachlichen Feinschliff und Korrekturen. Unter Zeitdruck lässt sich nicht kreativ und vor allem fehlerfrei arbeiten.

Der persönliche Touch

Klar ist: Persönliche Geschmäcker können sehr unterschiedlich sein. So kann es schnell passieren, dass ein prinzipiell guter und fehlerfreier Text nicht ganz Deinen Vorstellungen in Sachen Stil oder Ausdruck entspricht. Da ein persönlicher Austausch während der Bearbeitungszeit aus verschiedenen Gründen auf unserer Plattform nicht vorgesehen ist, musst Du dieser Gefahr ebenfalls im Rahmen des Briefings bzw. der Auftragserstellung vorbeugen. Am besten eignen sich dafür Beispiele oder Auszüge aus bereits bestehendem Textmaterial, das Sie Ihrem jeweiligen Auftrag anhängen können. So erhält der Texter direkt eine genauere Vorstellung von Ihren stilistischen Anforderungen. Bedenken Sie dabei jedoch auch, dass es den Auftragnehmer wiederum zusätzliche Zeit kostet, sich in das Material einzulesen und seinen Schreibstil daran anzupassen.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

10 Tipps, um während der Coronakrise im Homeoffice produktiv zu arbeiten

Die Coronakrise ist gerade dabei, die Welt, wie wir sie bisher kennen, völlig auf den Kopf zu stellen. Um die Ausbreitung der Infektionskrankheit Covid-19 so weit wie möglich zu verlangsamen, haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Aber nicht immer sind die Mitarbeiter oder gar die Unternehmen darauf vorbereitet. Wer bisher an einen geregelten Alltag im Büro gewöhnt war, hat es mitunter schwer, sich den Tag selbstständig zu strukturieren und produktiv zu arbeiten. Wir geben dir hier 10 Tipps, wie du die Zeit im Homeoffice optimal nutzt.

1. Richte dir einen festen Arbeitsplatz ein

Der Mensch braucht Strukturen. Es ist für unsere Psyche einfach besser, wenn bestimmte Orte mit bestimmten Aufgaben verbunden sind: die Küche zum Kochen und Essen, das Wohnzimmer zum Lesen und Fernsehen etc. Wenn du dich also zum Arbeiten an den Küchentisch setzt, ist Ablenkung und fehlende Konzentration vorprogrammiert. Vielleicht siehst du den unerledigten Abwasch oder dein Partner oder deine Partnerin kocht schon das Mittagessen und ihr beginnt eine Unterhaltung. Wenn du bisher noch nicht im Homeoffice gearbeitet hast, ist diese Situation sicherlich neu für dich und du kannst ihr nur schwer entgehen.
Richte dir also möglichst direkt am ersten Tag einen festen Arbeitsplatz ein, den du auch wirklich nur zum Arbeiten nutzt. Ideal wäre ein eigenes Arbeitszimmer, aber wenn du nicht genügend Platz dafür hast, versuche einen Bereich des Wohnzimmers oder deines Schlafzimmers als Büro einzurichten.

2. Vermeide Ablenkungen

Ablenkungen warten zu Hause an jeder Ecke. Sei es das Smartphone, deine E-Mails oder die Gitarre – sie alle können deine Konzentration stören. Wenn du erst einmal abgelenkt bist, benötigst du mindestens 15 Minuten, um in deinen Workflow zurück zu finden. Sorge also dafür, dass du alle Störfaktoren außer Reichweite schaffst. Schalte deine Social-Media-Kanäle ab, leg dein Handy in einen anderen Raum und ziehe die Stecker von Telefon und Fernseher. Richte deinen Arbeitsbereich so schlicht wie möglich ein und bewahre dort wirklich nur Dinge auf, die du zum Arbeiten brauchst. Bitte auch deine Mitbewohner, dich während deiner Arbeitszeit nicht zu stören, weder für einen kleinen Plausch noch für wichtige Angelegenheiten. Wenn du im Büro arbeitest, können solche Dinge ja schließlich auch meistens bis zum Abend warten. Zugegeben, mit Kindern ist das nicht so einfach, wobei wir bei Punkt 3 wären.

3. Organisiere die Kinderbetreuung

Wenn du Kinder hast, die derzeit nicht in die Kita oder Schule gehen können, gestaltet sich die Arbeit zu Hause besonders schwierig. Insbesondere kleine Kinder verstehen nicht so einfach, dass du zwar da aber nicht ansprechbar bist. Wenn du wirklich produktiv arbeiten möchtest, müssen die Kinder beschäftigt oder anderweitig betreut werden. Hier ein paar Tipps, wie du dich organisieren kannst:

  • Triff genaue Absprachen mit dem anderen Elternteil und haltet euch beide daran. Wenn er oder sie nicht zu Hause arbeitet, kann er/sie vielleicht versuchen, vorübergehend in Teilzeit zu arbeiten, um dich zu entlasten.
  • Höre dich in der Nachbarschaft um, ob jemand eine Kinderbetreuung anbietet. Vielleicht findest du Informationen am schwarzen
  • Brett im Supermarkt oder auch auf Plattformen wie Facebook oder nebenan.de. Es gibt viele Menschen, die ihre Hilfe anbieten.
    Frag Freunde und Bekannte, ob sie dir aushelfen können.
  • Ältere Kindern können sich vielleicht auch für eine gemeinsam abgesprochene Zeit allein beschäftigen. Gib ihnen Aufgaben für die Schule oder biete ihnen Bücher, Hörbücher, Fernsehen, Tablets etc. an. Stell vielleicht einen Wecker, damit sie wissen, wann die vereinbarte Zeit zu Ende ist.
    Achtung! Bitte möglichst nicht die ältere Generation um Hilfe.

Für Personen ab 60 Jahren besteht ein besonders hohes Risiko, dass die Krankheit schwer verläuft, falls sie sich mit dem Coronavirus anstecken.

4. Halte dich an feste Arbeitszeiten

Auch bei der Arbeit zu Hause ist es wichtig, deine Arbeitszeiten einzuhalten. Sicherlich ist die Flexibilität verlockend – noch schnell einen Kaffee trinken oder zwischendrin einkaufen gehen. Wenn du deine Arbeit aber immer wieder unterbrichst, findest du am Abend kein Ende, weil du dein Pensum noch nicht geschafft hast. Nach ein paar Tagen wirst du das Gefühl haben, den ganzen Tag nur mit Arbeit zu verbringen. Das frustriert und ist auch nicht gesund. Schreibe dir selbst feste Arbeitszeiten und Pausen vor und halte dich daran. Besonders wichtig ist, dass du am Ende der Arbeitszeit deinen Computer auch wirklich ausschaltest und nicht mehr in deine E-Mails siehst. Aktiviere die automatische Antwortfunktion und geh auch erst am nächsten Tag wieder ans Telefon, wenn dich jemand aus der Firma anruft.
Diese Strategie hilft dir, deine Arbeit zu organisieren, Termine einzuhalten, den Stress auf ein Minimum zu reduzieren und genügend Freizeit zu haben.

5. Erledige zuerst die schwierigen Aufgaben

Wenn du unangenehmen Aufgaben hinauszögerst, schaffst du dir einen Berg an Arbeit für später, der dich gedanklich beschäftigt, deine Produktivität beeinträchtigt und dich unter Druck setzt. Es kann verlockend sein, Aufgaben auf morgen zu verschieben, aber der Stress und Druck wird immer im Hinterkopf bleiben. Stellst du eine unangenehme Aufgabe aber fertig, musst du nicht mehr daran denken und kannst dich voll und ganz auf die nächsten Schritte konzentrieren oder den wohlverdienten Feierabend genießen. Das steigert nicht nur deine Produktivität, sondern ist auch ungemein motivierend.

6. Achte auf genügend Schlaf und Bewegung

Sieben bis neun Stunden Schlaf pro Nacht sind für dein körperliches und geistiges Wohlbefinden sehr wichtig. Schlafentzug beeinträchtigt die Konzentrationsfähigkeit und du wirst anfälliger für Fehler. Wenn du deine Aufgaben auf die Nacht verschiebst, um den Tag frei zu haben, schadest du deinem Biorhythmus erheblich. Eine gute Nachtruhe hingegen verbessert die Tagesstimmung, fördert die Kreativität, baut Stress ab und verbessert das Gedächtnis.
Bei der Arbeit zu Hause kommt oft die Bewegung zu kurz. Manche Tage geht man nur zwischen Bett, Bad, Küche und Schreibtisch hin und her. Keine Frage, dass das ungesund ist. Außerdem schränkt mangelnde Bewegung aber auch deine geistige Leistungsfähigkeit aus. Versuche also, zumindest einmal täglich spazieren zu gehen. Noch besser ist natürlich eine fordernde sportliche Tätigkeit wie Fahrradfahren, Joggen, Yoga, Pilates, Krafttraining usw. Ein weiterer positiver Effekt ist übrigens, dass du zwischendurch auch mal den Kopf frei bekommst. Unterschätze nicht, wie anstrengend es sein kann, immer nur in den eigenen vier Wänden zu sein.

Tipp: Im Fall einer Ausgangssperre findest du im Internet viele Trainingsprogramme und Übungen, die du auch zu Hause machen kannst. Such doch einfach mal auf YouTube oder bei Google.

7. Kein Multitasking

Das menschliche Gehirn ist nicht auf Multitasking eingestellt. Tatsächlich reduziert Multitasking laut Forschung die Produktivität um bis zu 40 %. Dies liegt daran, dass der Wechsel zwischen mehreren Aufgaben den Fokus einschränkt, das Arbeitsgedächtnis verringert und Stress und geistige Ermüdung erhöht. Steigere also deine Produktivität, indem du dich auf jeweils nur eine Aufgabe konzentrierst. Eine gute Möglichkeit ist es zum Beispiel, nur einmal stündlich in deine E-Mails zu schauen und ansonsten konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

8. Belohne dich

Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, mag es produktiv erscheinen, direkt weiterzumachen. Manchmal solltest du dich aber auch einfach selbst belohnen. Geh einen Kaffee trinken, ruf einen Freund an, gönn dir eine kleine Pause. Belohne deine guten Leistungen, es gibt ja keinen Vorgesetzten, der das jetzt tun kann. Mit deinem eigenen Belohnungssystem wirst du während der Arbeit mehr Motivation aufbringen können, da du auf etwas Lohnenswertes hinarbeitest.

9. Erstelle eine tägliche To-Do-Liste

Wenn du im Büro arbeitest, weist dir jemand deine Aufgaben zu und setzt dir Fristen. Sicherlich sprichst du dich trotz deiner Arbeit im Homeoffice noch regelmäßig mit deinem Chef und deinen Kollegen ab. Du weist also, welche Aufgaben anstehen. Nur bist du jetzt allein zuständig für das Zeitmanagement. Erstelle dir am besten jeden Morgen eine To-Do-Liste. Damit hast du ein Ziel für den Tag, behältst du den Überblick über deine Projekte und verhinderst du, dass du vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weißt, wo du anfangen sollst. Schreibe einfach auf, was an einem bestimmten Arbeitstag zu tun ist und nummeriere dann jedes Element in der Reihenfolge seiner Priorität. Du kannst auch die Dringlichkeit und Wichtigkeit hervorheben oder Termine auf die Liste setzen. Am Ende des Tages überträgst du alles, was du nicht fertigstellen konntest auf die Liste des nächsten Tages. Die Gewohnheit, To-Do-Listen anzufertigen, hilft deiner Produktivität und Organisation deines Arbeitstages.

10. Pflege den Kontakt mit Kollegen und Freunden

Einer der größten Fallstricke im Homeoffice ist die Einsamkeit. Sicherlich ist man im Büro manchmal von seinen Kollegen genervt, aber schon nach wenigen Tagen, an denen man alleine am Computer sitzt, vermisst man sie vielleicht schon wieder. Die Arbeit zu Hause kann sehr einsam sein. Im schlimmsten Fall vergehen manchmal Tage, ohne dass man mit jemandem spricht. So kann schnell das Gefühl aufkommen, nur noch als Einzelkämpfer zu leben und zu arbeiten. Achte jetzt also besonders darauf, deine Kontakte zu pflegen. Hier ein paar Tipps:

  • Mach geplante Online-Kaffeepausen mit den Kollegen. Dabei könnt ihr Neuigkeiten austauschen und erfahrt, wie es den anderen geht
  • Sprich regelmäßig per Skype o.ä. mit deinem Vorgesetzten, um über die Lage im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Falls er/sie das nicht von sich aus vorschlägt, ergreif die Initiative.
  • Telefoniere mit Verwandten und Freunden. Sicherlich möchtest du sowieso wissen, ob es allen gut geht.
  • Wenn es keine Ausgangssperre gibt, verabrede dich an der frischen Luft mit einem Freund oder einer Freundin. Vermeide aber geschlossene Räume und größere Gruppen, da so die Ansteckungsgefahr steigt.
  • Wenn du nicht alleine wohnst, nimm dir vielleicht extra viel Zeit für lange Gespräche, Gesellschaftsspiele, gemeinsame Filmabende.

Wenn du diese Tipps beachtest, kann die Zeit im Homeoffice durchaus angenehm sein. Immerhin hast du mehr Zeit, weil du dir den Weg zur Arbeit sparst. Vielleicht kannst du endlich mal richtig ausschlafen oder bis spät in die Nacht arbeiten. Wenn diese Krise vorbei ist, hast du vielleicht Lust, ein paar Tage in der Woche weiter zu Hause zu arbeiten. Sprich mit deinem Arbeitnehmer, jetzt kann er ja nicht mehr behaupten, dass das nicht geht.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

Mehr Zeit: Selbständige & Outsourcing

Jede Stunde zählt, denn Zeit ist nicht nur Geld sondern auch Lebensqualität. 80% aller Selbstständigen arbeiten mehr als 40 Stunden pro Woche. Für Freiberufler ist es eine große Herausforderung, die eigenen Kapazitäten sinnvoll zu allokieren und Arbeitsinhalte richtig zu priorisieren. Durch die Abwicklung von strategisch irrelevanten Aufgaben wird die eigene Entwicklung zunehmend eingeschränkt und ein kosteneffizientes Handeln behindert. Das Resultat: Lange Arbeitszeiten, hohe Stressfaktoren und ein wachsender Kontrollverlust. Outsourcing bietet Lösungen nach Bedarf, sodass Selbständige Aufgaben, die nicht in ihren Hauptkompetenzbereich fallen, einfach an externe Dienstleister auslagern können. Das Modell des Outsourcings ist vor dem Hintergrund der Opportunitätskosten immer dann sinnvoll, wenn Selbständige sich durch die eingesparten Ressourcen auf wichtigere und finanziell ertragreichere Arbeiten konzentrieren können.

Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

Der Outsourcing Partner

Der Zeitaufwand für die Abwicklung eines Outsourcing Prozesses sollte den Freiberufler so wenig wie möglich in seiner Funktion behindern und einen möglichst geringen Zeitaufwand mit sich bringen. Der Outsourcing Partner ist deshalb mit Bedacht zu wählen, denn lange Feedbackschleifen, aufwendige Abstimmungsprozesse und komplexe Abrechnungssysteme sorgen schnell dafür, dass die gewonnene Zeit wieder verloren geht.

Kosten- und Zeiteinsparung

Projekte variieren in Aufgabenbreite und -tiefe. Die digitale Hilfskraft agiert „on Demand“, demnach bezahlst du auch nur die in Anspruch genommenen Ressourcen. Statt teure, unausgelastete und gering skalierbare Festangestellte zu unterhalten, kannst du Inhalte besser an einen breitgefächerten Pool von Arbeitskräften auslagern.

Flexibilität

Ob am Wochenende oder in den späten Abendstunden, Selbständige sind in ihren Arbeitszeiten flexibel. Die Anpassungsfähigkeit an unregelmäßige Stunden sollte auch ein externer Dienstleister gewährleisten. Dies ermöglicht den Unternehmern einen ungestörten Workflow und gibt ihnen die Chance Lösungen jederzeit anzufordern.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

Praktische Tools für die Teamarbeit im Homeoffice

Viele von uns, die bisher im Büro gearbeitet haben, sind aufgrund der Coronakrise von heute auf morgen ins Homeoffice gewechselt. Das ist eine neue Situation, die viele Unsicherheiten mit sich bringen kann. Fragen, für die wir gestern einfach nur ins Büro nebenan gehen mussten, bleiben heute unbeantwortet. Wo soll ich diese Datei speichern? An wen soll ich das fertige Projekt eigentlich schicken? Was mach ich als Nächstes? Warum funktioniert dieses Programm nicht?
Selbst die gemeinsamen Mittagspausen und den Tratsch und Klatsch vermissen wir irgendwie – so allein zu Hause kann es doch ganz schön einsam werden.

In diesem Artikel stellen wir dir einige praktische Tools vor, mit denen du auch aus der Distanz produktiv mit deinem Team zusammenarbeiten kannst.

In Kontakt bleiben

Auch bei der Arbeit zu Hause müssen manchmal Fragen schnell beantwortet werden und wichtige Besprechungen stattfinden. Zum Glück gibt es viele Tools, die uns dabei helfen, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Slack

Slack ist ein professionelles Kollaborationstool, auf dem ihr eure ganze Kommunikation zusammenfassen könnt. Die so genannten Channels dienen gewissermaßen als digitales Büro. Mit dem Chat spart ihr euch unübersichtliche E-Mail-Ketten und ihr könnt darin auch Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Außerdem bietet das Tool eine Video- und Audio-Anruffunktion. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass du Slack auch mit über 2000 anderen Apps wie Google Drive integrieren kannst – so baust du dir mit der Zeit deine eigene maßgeschneiderte Lösung.

Zoom

Zoom ist ein praktisches und sehr zuverlässiges Tool für Videoanrufe. Dabei kannst du einen einzigen Kollegen anrufen, wenn ihr schnell etwas besprechen müsst, oder gleich eine ganze Konferenz mit bis zu 1000 Teilnehmern planen. Ihr könnt mit Zoom auch Dateien freigeben, Nachrichten übermitteln oder sogar euren Bildschirm teilen – das ist besonders für Präsentationen, Webinare oder ähnliches sehr praktisch.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und verfügt ebenso wie die anderen beiden Tools über einen Chat, eine Anruf- und Konferenzfunktion und die Möglichkeit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und sie auszutauschen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist aber die mögliche Integration mit Office 365, sodass ihr gemeinsam online an Office-Dateien arbeiten könnt.

Houseparty

Neben all der Arbeit darf natürlich auch der soziale Aspekt nicht verloren gehen. Derzeit liegt die mobile App für Android und iOS Houseparty voll im Trend. Du kannst damit gleichzeitig mit bis zu acht Personen per Videoanruf reden. Und weil du die App auf dein Smartphone herunterlädst, kannst du wirklich immer mit deinem Team in Kontakt treten, auch wenn du den Computer nicht angeschaltet hast – ideal für die sehnlichst vermisste gemeinsame Mittagspause.

Produktives Arbeiten und Projektmanagement

Neben dem direkten Kontakt mit deinem Team ist es natürlich auch wichtig, den Überblick über gemeinsame Projekte zu behalten und sinnvoll zusammen zu arbeiten. Gerade bei großen Teams ist das ohne regelmäßige Besprechungen keine leichte Aufgabe. Aber auch hier gibt es praktische Lösungen.

Google Drive

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst, mit dem du und dein Team online auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten könnt. Damit ist es zum Beispiel optimal für die Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen oder den Dokumententausch geeignet. Alle Mitarbeiter mit einer Zugriffsberechtigung können die entsprechenden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dadurch bleiben sie immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Sie werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen.

Trello

Trello ist ein sehr vielseitiges Tool für das Projektmanagement, mit dem ihr den Überblick über eure Aufgaben behaltet und den Fortschritt im Team sehen könnt. Ihr könnt die Boards, Listen und Karten in der App ganz einfach an eure Bedürfnisse anpassen, um Projekte zu planen, Aufgaben zu verteilen und generell den Überblick zu behalten. Es gibt auch einen Bot, mit dem ihr viele Aufgaben automatisieren könnt, und die Möglichkeit, andere Apps zu integrieren.

Plan IO

Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Teams. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligten Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können.

Liquidplanner

Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software mit klassischen Funktionen wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, deine Effizienz jedoch steigern kann.

Toggl Plan

Toggl Plan bietet eine grafische Übersicht über alles, was das Team gerade tut. Die Projektmanagement-Apps hat nicht so umfangreiche Funktionen wie die anderen Lösungen, ist durch ihre Klarheit aber trotzdem eine unserer Favoriten. Du siehst hier auf einem Blick, woran der Rest des Teams gerade arbeitet und was deine nächsten Aufgaben sind. Diese Übersichtlichkeit macht diese App eigentlich unentbehrlich für jede Teamarbeit.

Weitere praktische Tools

Teamviewer

Der Teamviewer ist ein absolutes Muss auf deinem Computer. Wir alle kommen irgendwann nicht mehr weiter und brauchen dann Hilfe vom Support. Da du deinen Laptop aus dem Homeoffice schlecht zum Support bringen kannst, solltest du unbedingt den Teamviewer installieren. Über diese App kannst du einem Techniker den Remote-Zugriff auf deinen Computer gewähren, damit er das Problem für dich behebt.

Doodle

Wenn in größeren Teams Termine abgesprochen werden müssen, kann das zu ewig langen Chat-Unterhaltungen oder E-Mail-Ketten führen, bei denen am Ende jeder den Überblick verliert. Das Mittel gegen dieses Chaos nennt sich Doodle! Mit der App kannst du einfach einen Kalender erstellen, auf dem dann jeder einträgt, wann er Zeit hat. So sehen alle auf einen Blick, wann der beste Termin für die nächste Videokonferenz ist. Wie haben wir uns eigentlich bisher ohne Doodle organisiert?

Wie du siehst, gibt es unzählige Lösungen für fast alle Probleme. Analysiere am besten gemeinsam mit deinem Team, welche Apps euch am besten unterstützen und arbeitet dann alle mit der gleichen Anwendung. Denn zu viel des Guten wird euch nicht produktiver machen, sondern nur von der Arbeit ablenken.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Management

Projektmanagement 4.0 – Projektarbeit in der Cloud

Kollaboratives Projektmanagement beschreibt die Zusammenarbeit verschiedener Akteure an einem gemeinsamen Projekt. Mittlerweile geht es dabei nicht mehr nur um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern innerhalb eines Teams oder Unternehmens, sondern auch die gemeinsame Arbeit bei großer räumlicher Distanz.

Durch die Digitalisierung wird es beispielsweise immer üblicher auch Freelancer in Projekte einzubinden. Und selbst Mitarbeiter im eigenen Unternehmen sind oft nicht immer persönlich anwesend. Da ist es unvermeidlich sich mit effektiven Projektmanagement Tools zu beschäftigen, die solch eine Zusammenarbeit deutlich erleichtern. Wir stellen dir die Formen des kollaborativen Projektmanagements vor und erklären, welche Chancen und Risiken sich für Dich daraus ergeben.

Was ist kollaboratives Projektmanagement?

Kollaboratives Projektmanagement ist eine Methode komplexe Projekte besser zu planen, steuern und koordinieren. Dabei besteht der Grundgedanke in der Zusammenarbeit von Projektteams über Unternehmens- und Ländergrenzen hinaus. Diese Projektteams müssen für das erfolgreiche Management miteinander vernetzt werden.

Dazu gibt es unzählige Anwendungen für unterschiedliche Zwecke, die Du auch parallel verwenden kannst. Neben der klassischen Software haben sich mittlerweile besonders Cloud-basierte Lösungen etabliert. Insbesondere bei räumlicher Distanz oder Einbindung externer Mitarbeiter bieten Lösungen aus der Cloud erhebliche Vorteile. Beispiele für den Nutzen von Projektmanagement-Lösungen sind die Erstellung von Kurs- oder Textmaterial, die Koordination von Terminen, die Unterteilung von Arbeitsschritten oder die Aufteilung der Aufgaben. Alle Bereiche eines Projekts kannst Du mit Tools wie Google Docs, Slack oder Plan IO effizienter koordinieren. Dabei findest Du am Markt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Projektmanagement-Tools.

Trotz ihrer diversen Anwendungsmöglichkeiten und unterschiedlichem Funktionsumfang haben die Tools folgende Gemeinsamkeiten:

  • Mehr Transparenz in der Teamarbeit
  • Projektkoordination trotz räumlicher Distanz
  • Bessere Kommunikation
  • Laufende Aktualisierung der Informationen
  • Mehr Zeiteffizienz
  • Alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand
  • Mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation in der Aufgabenteilung

Bei der Projektarbeit in der Cloud ist es sehr wichtig mit der Verlagerung in die digitale Kommunikation achtsam umzugehen. Durch das Fehlen von Gestik, Mimik und hörbarer Sprache können Missverständnisse entstehen. Deshalb sollte das Team möglichst gemeinsam festlegen, welche Regeln sich die Mitarbeitenden für die Kommunikation in Chats und Apps vorstellen. Ebenso wichtig ist, dass jeder Probleme und Konflikte offen ansprechen kann.

Außerdem müssen alle Projektbeteiligten auf eine ausreichende Datensicherung achten, damit keine sensiblen Informationen nach Außen gelangen oder gar verloren gehen.

Formen und Risiken des kollaborativen Projektmanagements

Du kannst kollaboratives Projektmanagement einerseits innerhalb eines Teams oder Unternehmens sinnvoll einsetzen und andererseits damit Mitarbeitende bei großer räumlicher Distanz einbinden. Meist bezieht sich dieser Aspekt auf die Kooperation mit Freelancern, die dem Unternehmen eventuell nicht einmal persönlich bekannt sind. Vorteile, die sich aus solch einer Zusammenarbeit ergeben, sind:

  • Mehr Flexibilität
  • Kurzfristige Unterstützung
  • Geringere Kosten
  • Fachliche Expertise

Du willst mehr über die Vorteile einer Arbeit mit Freelancern erfahren? Wir haben 11 Gründe für die Arbeit mit Freelancern für Dich zusammengefasst!

Für Unternehmen kann es langfristig günstiger sein zeitweise fachliche Expertise zu nutzen, als eine Stelle dafür zu besetzen. So kann das Unternehmen seinen Bedarf zeitlich flexibel decken. Besonders vorteilhaft ist die Zusammenarbeit mit Freelancern bei so genannten Micro Jobs. Dabei handelt es sich um kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben eines Projekts, die an Freelancer delegiert werden. Das können Texte, Recherchen oder die Ausgestaltung einer Grafik sein, für die jedoch nur ein geringer Zeitaufwand von einigen Stunden nötig ist. Durch die Weitergabe von Teilaufgaben an Freelancer bleibt den Festangestellten mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft und das vorliegende Projekt zu fokussieren. Dennoch hat die Kooperation mit Freelancern auch einige Nachteile.

  • Freelancer sind nicht mit den Unternehmenswerten / Verhaltenskodex vertraut
  • Gleichbleibende Qualität ist nicht immer garantiert
  • Du musst Zeit in die Aufgabendelegation investieren (Auftragsbesprechung / Briefing)

Einige dieser Nachteile kannst du mit vorausschauender Planung und Nutzung von PM-Tools ausgleichen. Planung und Kommunikation sind an dieser Stelle das Wichtigste. Die Zusammenarbeit mit Freelancern kann Dir einen zeitlichen Vorteil verschaffen, gleichzeitig solltest Du jedoch einen Sicherheitspuffer einbauen und die Timeline nicht zu eng setzen. Eventuelle Zeiten für Anpassungen oder Revisionen solltest Du in jedem Fall einplanen.

Die besten Tools und Apps für kollaboratives Projektmanagement

Welches Tool für welche Art von Projektmanagement geeignet ist, hängt von einigen Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße
  • Branche
  • Planungsbedarf
  • Art des Projektes

Wir stellen Dir an dieser Stelle einige Tools vor, die Du parallel oder einzeln nutzen kannst. Der Markt hat allerdings noch weitaus mehr Anwendungen zu bieten. Daher lohnt es sich zu recherchieren, damit Du das optimale Tool für das jeweilige Projekt findest.

Google Drive
Mit Google Drive steht Dir ein Filehosting-Dienst zur Verfügung, der es Dir und Deinem Team ermöglicht von überall auf der Welt auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Damit ist es das optimale Tool, wenn es beispielsweise um Texterstellung oder Dokumententausch geht. Online können alle Beteiligten eine Zugangsberechtigung erhalten und gemeinsam die entsprechenden Dokumente bearbeiten. Somit ist das Dokument immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Korrekturen werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen. Neben Google Docs für die Texterstellung bietet das Softwarepaket auch Sheets, Slides und Forms. So können neben Dokumenten auch Tabellen, Präsentationen und Formulare gemeinsam bearbeitet werden.

Plan IO
Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst Du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Projekts. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligte Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können. Diese Projektmanagement-Software eignet sich sowohl für klassische Projekte als auch für das agile Projektmanagement.

Liquidplanner
Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software für moderne Unternehmen. Sie bietet Meilensteine des klassischen Projektmanagements, wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung, bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, Deine Effizienz jedoch steigern kann.

Weitere Anbieter:

  • Basecamp
  • Asana
  • Jira
  • Apple iWork
  • Wrike
  • Facebook Workplace
  • Evernote

Jede Software hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, ist mehr oder weniger umfangreich und für unterschiedlich große Teams und Unternehmen besser oder weniger gut geeignet. Daher ist es in jedem Fall notwendig, die Anwendungen genau anzuschauen und gründlich zu recherchieren. Viele Cloud-Lösungen haben kostenlose Versionen oder Du kannst sie kostenlos testen. Mache hiervon auf jeden Fall Gebrauch. Nach diesen Überlegungen steht einem effizienten und gut organisierten Projektmanagement nichts mehr im Wege.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

10 Tipps für eine angenehme Arbeitsumgebung im Homeoffice

Viele Büromitarbeiter befinden sich seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Homeoffice. Für einige wird damit ein lang ersehnter Traum wahr und wieder andere sind erst einmal recht ratlos, ist die Situation doch völlig neu. Ein wichtiger und nicht zu unterschätzender Aspekt für die produktive Arbeit am heimischen Schreibtisch ist deine Arbeitsumgebung – immerhin verbringst du hier mehrere Stunden am Tag.

In diesem Artikel geben wir dir einige Tipps, wie du deinen Arbeitsbereich organisieren und gestalten solltest.

1. Wähle einen geeigneten Ort für deinen Arbeitsbereich

Denke daran, dass du viele Stunden am Tag in deinem Schreibtisch zubringst. Daher solltest du ihn an eine schöne Stelle in deiner Wohnung oder deinem Haus stellen. Es bringt nichts, wenn du ihn z. B. in ein unbeheiztes Schlafzimmer stellst, wenn dir dann dort so kalt ist, dass du am Ende unter einer Decke auf dem Sofa landest. Stelle ihn also möglichst an einen hellen und warmen Ort, der dich aber auch nicht blendet, wenn du auf den Bildschirm siehst.
Weitere Aspekte sind Ruhe und wenig Ablenkungen – wenn die Familie im Wohnzimmer fernsieht, hast du dort definitiv nichts verloren. Wenn das Homeoffice nur vorübergehend ist und die Bedürfnisse mehrerer Personen aufeinandertreffen, musst du vielleicht auch ein bisschen flexibler sein und auch mal zwischen den Räumen umziehen. Das sollte aber auf keinen Fall ein Dauerzustand werden.

2. Achte auf Ergonomie

Ebenso wie im Büro solltest du auch zu Hause auf eine gesunde Haltung achten. Sicherlich ist das Sofa ein verlockender Arbeitsplatz. Spätestens aber, nachdem du 8 Stunden darauf verbracht hast, wirst du (bzw. dein Rücken) schmerzlich merken, dass du dort keine gesunde Haltung einnimmst. Die falsche Arbeitshaltung kann deinem Rücken auf Dauer gravierende Schäden zufügen. Wenn abzusehen ist, dass du längere Zeit zu Hause arbeiten wirst, solltest möglichst in einen ergonomischen Schreibtisch und einen passenden Schreibtischstuhl investieren. Erkundige Dich ruhig auch, ob dein Arbeitgeber dir einen Zuschuss zahlen würde.
Wenn du nach der Coronakrise jedoch wieder 5 Tage die Woche im Büro arbeitest, macht solch eine Investition natürlich wenig Sinn. Achte aber trotzdem auf deine Haltung. Lege immer wieder Pausen ein, in denen du dich bewegst – vielleicht ein kurzer Spaziergang durchs Viertel – und versuche, deine Arbeitshaltung immer wieder zu ändern.
Tipp: Eine preiswerte Anschaffung, die du später auch im Büro nutzen kannst, ist ein Ballkissen, das du einfach auf deinen Arbeitsstuhl legst. Es zwingt dich, deine Sitzhaltung immer wieder anzupassen, was wiederum deine Rückenmuskeln trainiert.

3. Richte deinen Arbeitsplatz nach deinem Geschmack ein

Wenn du eine geeignete Stelle für deinen Arbeitsbereich gefunden hast, solltest du ihm etwas Persönlichkeit verleihen. Auch das trägt dazu bei, dass du gerne dort arbeitest. Vom gemusterten Aktenordner bis hin zur blühenden Topfpflanze solltest du dir etwas Schönes für deinen Schreibtisch gönnen. Übertreibe es aber nicht, denn wo viel ist, kann dich auch viel ablenken. Vermeide z. B. Abreißkalender mit täglichen Rätseln o. ä., denn die laden hervorragend zum Lesen ein, wenn man vor einer unangenehmen Aufgabe steht, die man lieber noch hinauszögern möchte. Du weißt, was wir meinen…
Achte auch darauf, dass du alles in Reichweite hast, was du für die Arbeit brauchst. Wenn du jedes Mal aufstehest, nur weil du ein Blatt lochen musst oder eine Büroklammer brauchst, wirst du immer wieder aus der Konzentration gerissen, und das beeinträchtigt den Arbeitsfluss.

4. Trenne das Berufliche vom Privaten

Im Idealfall kannst du dir zu Hause ein separates Arbeitszimmer einrichten, dessen Tür du am Ende des Arbeitstages einfach hinter dir schließt. Ist der Übergang zwischen Wohnen und Büro fließend, wirst du dich auf Dauer in den eigenen vier Wänden nicht mehr wohl fühlen, weil deine Gedanken von morgens bis abends um die Arbeit kreisen.
Bei vielen, die bis vor ein paar Tagen noch im Büro gearbeitet haben, ist ein Arbeitszimmer aber keine Option, denn wahrscheinlich müssen sie nach ein paar Wochen ja sowieso wieder zurück ins Büro. Es ist aber dennoch wichtig, dass du dir zumindest vorübergehend einen festen Arbeitsplatz einrichtest, der auch wirklich nur zu diesem Zweck dient. So fällt es dir leichter, diszipliniert zu arbeiten. Das kann selbst eine kleine Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer sein. Und wenn du den Tisch noch für andere Dinge benötigst, solltest du dein Homeoffice nach Feierabend zumindest aus deinem Gesichtsfeld verbannen. Das kann beispielsweise bedeuten, dass du den Schreibtisch komplett abräumst und deine Utensilien in einem Rollcontainer oder Schrank verstaust. Du kannst aber auch einen Raumteiler verwenden, um Deinen Arbeitsplatz optisch vom Wohnraum abzugrenzen.

5. Achte auf die richtige Kleidung

Sicherlich ist der Gedanke verführerisch, den ganzen Tag im bequemen Schlabberlook zu verbringen. Dennoch ist das keine gute Idee, denn deine Kleidung wirkt sich unbewusst auf deine Arbeitshaltung aus. Mit einem Pyjama wirst du dich wahrscheinlich nur schwer gedanklich ins Büro versetzen können. Natürlich brauchst du auch nicht im Kostüm oder Anzug am Schreibtisch sitzen. Trag also am besten bequeme aber dennoch ordentliche Kleidung, die du auch im Büro tragen würdest. Achte darauf, dass sie sauber und im Fall einer Bluse oder eines Hemds auch gebügelt ist – dann bist du auch immer für spontane Videoanrufe gewappnet und wirkst auch vor dem heimischen Bildschirm immer professionell.

6. Sorge dafür, dass Du ungestört bist

Ob Partner, Kinder oder Mitbewohner und Haustier: Wer auch immer mit dir lebt, muss lernen, dass Homeoffice keineswegs Freizeit bedeutet. Du benötigst Ruhe, um voranzukommen. Denn auch wenn du „nur ganz kurz“ deine Arbeitszeit unterbrichst, dauert es anschließend eine ganze Weile, bis du dich wieder auf die Arbeit konzentrieren kannst. Und das bedeutet letzten Endes, dass du länger an deinen Aufgaben sitzt und am Abend weniger Zeit hast.
Wenn du im Homeoffice bist und gleichzeitig auf deine Kinder aufpassen musst, weil Schulen und Kitas aufgrund der Coronakrise geschlossen sind, wird das besonders schwierig. Mit älteren Kindern kannst du bestimmt Vereinbarungen treffen, weil sie sich auch gut allein beschäftigen können. Versuche für jüngere Kinder eine Betreuung zu finden oder sprich dich mit dem anderen Elternteil ab.
Unser persönlicher Tipp: Wenn es im Fall einer Ausgangssperre wirklich gar nicht geht, sprich mit deinem Arbeitgeber. Er hat sicherlich Verständnis, dass du einfach nicht voll arbeiten kannst, wenn du dich gleichzeitig um kleine Kinder kümmern musst. Bleib auch über eventuelle Regelungen vom Gesetzgeber auf dem Laufenden. Die Situation ändert sich von Tag zu Tag.

7. Pflege den Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten

Im Homeoffice fehlen dir jetzt nicht nur die Kaffeepause und das Mittagessen mit den Kollegen, sondern auch die Gesprächspartner, mit denen Du Ideen und Probleme besprechen kannst. Gerade jetzt möchtest du bestimmt auf dem Laufenden darüber bleiben, wie es deinen Kollegen und Kolleginnen geht. Außerdem können sich Vorgesetzte und auch Kunden nur schwer einen Überblick über deinen Arbeitsfortschritt machen. Richte daher feste Termine ein, um den Kontakt zu Kunden und Vorgesetzten zu pflegen. Mit deinen Kollegen bildest Du hingegen am besten eine Gruppe in einem Instant-Messenger. So könnt ihr euch auch während eurer Kaffeepause im Homeoffice austauschen.
In diesem Artikel findest du einige praktische Tools, mit denen du auch im Homeoffice mit deinen Kollegen in Kontakt bleiben kannst.

8. Achte auf regelmäßige Pausen

Du brauchst unbedingt regelmäßige Pausen, um produktiv arbeiten zu können. Empfehlenswert ist eine Mischung aus fest eingeplanten und spontanen Pausen, wenn du dich einfach nicht mehr konzentrieren kannst. Die festen Pausen können zum Beispiel das Mittagessen mit der Familie oder anderen Mitbewohnern sein. Wenn du allein bzw. ohne andere Erwachsene zu Hause bist, kann eine schnelle Kochpause (Du wirst überrascht sein, was man alles in 30 Minuten zaubern kann) dir dabei helfen, den Kopf kurz frei zu bekommen. Wenn jemand anderes kocht, ist das gemeinsame Essen dann eine angenehme Gelegenheit für einen kurzen Austausch – so fühlen sich alle nicht so allein. Für kurze Pausen kannst dir einen Wecker stellen, der dich alle zwei Stunden fünf bis zehn Minuten vom Schreibtisch erlöst. Bis er klingelt, solltest Du allerdings wirklich konsequent arbeiten.
Noch ein letzter Tipp: Nutze deine Pausen wirklich zum Ausruhen. Wenn du im Internet surfst, erholst du dich nicht wirklich und es besteht die Gefahr, dass du die Zeit vergisst und nicht in der vorgesehenen Zeit mit deiner Arbeit fertig wirst. Steh auf, streck dich, geh vielleicht kurz spazieren oder leg sogar ein Mini-Workout ein. Kurz, tu etwas, womit du den Kopf frei bekommst.

9. Halte dich an feste Arbeitszeiten

Wenn niemand überprüft, wann du zur Arbeit gehst, kann es Überwindung kosten, einfach anzufangen – insbesondere mit unliebsamen Aufgaben. Feste Rituale helfen dir dabei, konstant Fortschritte zu verzeichnen und nicht unter Stress zu geraten, wenn Abgabefristen nahen. Ein fester Feierabend verhindert zudem, dass du unbegrenzt Überstunden ansammelst, anstatt dich auszuruhen.
Kleine Rituale können dir helfen, pünktlich mit der Arbeit zu beginnen. Wenn du bisher immer einen Kaffee getrunken hast, bevor du aus dem Haus gegangen bist, dann behalt dieses Ritual bei, bevor du dich an den Schreibtisch setzt. Vielleicht hast du ja auch Lust, morgens joggen zu gehen, dich zu duschen und dann fit in den Tag zu starten. Deiner Fantasie sind da keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass du dir durch solch ein Ritual gewissermaßen selber sagst, dass du gleich mit der Arbeit beginnen solltest.
Gleiches gilt auch für den Feierabend, weil dir ja jetzt der Weg vom Büro nach Hause fehlt, der dir bisher als Ritual gedient hat, um dich auf deine Freizeit einzustellen. Führe bewusst ein weiteres Ritual ein, um den Arbeitstag zu beenden. Räum den Laptop außer Sichtweite, leere deinen Schreibtisch, geh vielleicht kurz spazieren usw. Wichtig ist die mentale Abgrenzung von Arbeit und Freizeit.

10. Vermeide Ablenkungen

Alles, was dich von der Arbeit ablenken würde, sollte während der Arbeitszeiten außen vor bleiben. Im Homeoffice können vor allem zwei Faktoren zur Prokrastination, also dem Aufschieben bis zum letzten Moment, verleiten: Haushalt und Anwendungen auf deinem Computer, die du auch privat benutzt. Um Deine Konzentration zu wahren, lohnt es sich, feste Zeiten für den Haushalt anzusetzen und am PC zwei separate Benutzerkonten zu führen – eins für die Arbeit und eins fürs Private.
Auch an dieser Stelle soll noch einmal betont werden, dass du unbedingt Vereinbarungen mit deinen Mitbewohnern – Kindern, Partnern oder WG-Mitgliedern – treffen musst, damit sie dich nicht ständig unterbrechen. Wenn alle deine Arbeitszeit respektieren, du zwischendurch nicht in den Weiten des Internets abtauchst und du deinen Haushalt im Griff behältst, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

Extended Reality – warum Du jetzt auf die Zukunftstechnologien VR und AR in Deinem Unternehmen setzen solltest

Unser aller Lebensrealität findet im 21. Jahrhundert zu einem großen Teil digital statt. Wir Menschen verbringen viele Stunden des Tages in virtuellen Räumen, sei es auf Arbeit oder in der Freizeit auf Social-Media-Plattformen. Es kann sogar das Argument gemacht werden, dass wir als Personen zweifach existieren, einmal in der realen, physischen Welt und einmal als digitales Abbild unseres Selbst im virtuellen Raum, wo wir mitunter anders agieren, kommunizieren und konsumieren als in der physisch realen Welt. Digitalisierung und technologischer Fortschritt sind die treibenden Kräfte hinter der Virtualisierung unserer Realität.

„Extended Reality“ nennen Experten diese jüngste Form unserer Realität und bezeichnen damit eine digital und virtuell erweiterte Realität, in der Menschen leben. Zukunftstechnologien wie „Augmented Reality“ (AR) und „Virtual Reality“ (VR) geben die Richtung der Entwicklung vor. Was sich hinter den Begriffen verbirgt und welches Potenzial „Extended Reality“ für Dein Unternehmen hat, erfährst Du hier.

Was ist „Extended Reality“ und wie passen AR und VR dazu?

„Extended Reality“ (kurz auch XR) bildet den Oberbegriff für Augmented und Virtual Reality, worunter mithilfe von Computertechnik und smarten, tragbaren Hilfsmitteln virtuell erweiterte Realitäten verstanden werden. Solche erweiterten Realitäten lassen Nutzer dieser Technologie ihre direkte Umgebung in veränderter Art und Weise wahrnehmen. Dabei geht es bisher vor allem um computergenerierte Zusatzinformationen oder 3D-Objekte, die die reale Umgebung in Echtzeit ergänzen. Navigations-Apps, die auf dem Smartphone im Kameramodus dreidimensionale Wegweiser einblenden oder Informationen über von der Kamera erfasste Sehenswürdigkeiten bereitstellen, sind klassische Anwendungsbeispiele solcher „erweiterten Realitäten“.

Augmented Reality – Vorteile und Einsatzbereiche

Je nach Grad der virtuellen Erweiterung der Umgebung und der eingesetzten technischen Hilfsmittel wird die „Extended Reality“ in „Augmented Reality“ (AR) oder „Virtual Reality“ (VR) unterschieden. AR ist bisher die meistgenutzte Form der Virtualisierung realer Umgebungen, da die technologischen Voraussetzungen und technischen Hürden verhältnismäßig niedrig sind. Die meisten Smartphones ermöglichen heute schon AR-Funktionalitäten. Dabei werden virtuelle Objekte, Zusatzinformationen oder 3D-Animationen in reale Umgebungen eingeblendet. Medium für die Realitätserweiterung ist das Smartphone, auf dessen Display die virtuellen Elemente dargestellt werden.

Viele Unternehmen nutzen diese Art der „Extended Reality“ bereits. Mit der IKEA-Place-App können Kunden schon seit 2017 Möbelstücke aus dem Online-Shop des Einrichtungshauses virtuell in ihren Räumen aufstellen. Per Augmented-Reality-Technologie werden die ausgewählten Möbelstücke im Kameramodus des Smartphones maßstabsgetreu eingeblendet. Für die Nutzer scheint es dann so, als stünde das Möbelstück bereits an dem Ort, auf den die Kamera zeigt. Dass die AR-Strategie von IKEA aufging, bewiesen auch die zuletzt veröffentlichten Umsatzergebnisse. Selbst während der Corona-Pandemie mit geschlossenen Ladengeschäften konnte der Einrichtungsgigant seinen Online-Umsatz im Vorjahresvergleich um fünf Prozent steigern. Kunden waren froh über die Möglichkeit, ihre Wunschmöbel virtuell in ihren Wohnungen und Häusern ausprobieren zu können. So hilft AR-Technologie nicht nur dabei, bessere Kaufentscheidungen zu treffen, sondern macht mitunter auch den Gang ins Geschäft überflüssig.

Jetzt mit WorkGenius den passenden XR-Experten finden!

Durch unser skill-basiertes Matching findest Du schnell und zuverlässig die besten Talente für Deine Extended-Reality-Projekte.

Virtual Reality – Realitätssimulation und voll-immersive virtuelle Wahrnehmung

Wo bei AR echte, reale Umgebungen virtuell mit Objekten und Informationen überlagert werden, setzt die VR-Technologie oft auf komplett computergenerierte Umgebungen. Dabei kann es sich jedoch durchaus um realen Content halten, der in die Virtual Reality Umgebung übernommen wird. Nutzer tauchen in diese virtuelle Umgebungen ein, in denen sie Aktionen ausführen und sich frei bewegen können. Für dieses immersive virtuelle Erlebnis werden bisher noch spezielle VR-Brillen verwendet. Diese Wearables projizieren die künstliche Computerwelt und berechnen die Augen- und Kopfbewegung der Träger, damit die virtuelle Umgebung sich möglichst natürlich und echt anfühlt.

Der größte und bedeutendste Markt für VR-Technologie und -Anwendungen sind Games. In VR-Computerspielen sind die Gamer direkt im Geschehen und tauchen in die künstlichen Realitäten ein. Hersteller wie Sony, Facebook oder Microsoft haben ihre eigenen VR-Brillen hergestellt und feilen an möglichst immersiven VR-Erlebnissen für ihre Kunden.

Obwohl die VR-Technologie historisch gesehen am häufigsten im Gaming-Sektor verwendet wurde, bieten sich mit virtueller Realität enorme, zumeist noch völlig unentdeckte, Potenziale für Unternehmen. Durch die Corona-Pandemie hat sich die Art und Weise, wie und vor allem wo Menschen arbeiten, nachhaltig verändert. Ein Großteil der Arbeitnehmer, die sich in den letzten Pandemie-Monaten im Homeoffice eingerichtet haben, wollen gar nicht mehr oder nur noch für wenige Stunden pro Woche ins Büro zurückkehren. Hybride Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten und sich virtuell austauschen müssen, werden ein Aspekt der Zukunft der Arbeit sein. Virtuelle Meetings werden entsprechend zum Standard. Um virtuelle Meetings über Zoom oder Hangouts aber lebendiger, echter und natürlicher zu gestalten, drängt sich die VR-Technologie geradezu auf. Kollegen können mit eigenen VR-Head-Sets in virtuellen Büros zusammenarbeiten, sich austauschen und natürliche Meeting-Situationen simulieren, die stimulierender und gewohnter sind als die Behelfslösungen über Zoom und Co.

Die Nachfrage nach neuen VR-Inhalten abseits der Gaming-Landschaft ist bei Anwendern größer denn je. Einige Unternehmen und Start-ups arbeiten bereits mit Hochdruck daran, Konzerterlebnisse, Filme oder Theatervorstellungen in den virtuellen Raum zu übertragen. Auch Urlaubsreiseanbieter tüfteln an Ideen, wie Kunden mithilfe von VR-Technologie am besten von besonderen Destinationen überzeugt werden können.

Anwendungsbeispiele für Extended Reality für Dein Unternehmen: 

E-Commerce

AR und VR ermöglichen es Onlineshops das Einkaufserlebnis mit Details zu bereichern, die bislang dem stationären Handel vorbehalten waren. So können Kunden beispielsweise Profile in 3D und in Echtzeit in realen Umgebungen sehen und direkt zu einer Kaufentscheidung kommen.

Showroom

In einem virtuell erstellten Showroom kann die gesamte Produktpalette in 360° dargestellt werden. Dadurch können Kunden unabhängig von Öffnungszeiten das Geschäft virtuell betreten und Informationen einholen.

Schulung & Training

Die Bereitstellung von Wissen kann durch die Nutzung von Virtual Reality individuell und unabhängig von Ort und Zeit erfolgen, wobei nicht auf Interaktion verzichtet werden muss.

Real Estate

Wohnungs- und Hausbesichtigungen bequem von Zuhause - das kann AR ermöglichen und so Immobilienmaklern, Eigentümern und Interessenten die Arbeit erleichtern. Auch bei der Immobilienplanung kann AR zum Einsatz kommen, um Grundrisse zu erstellen oder Wohnungen einzurichten. 

Events, Messen & Kongresse

Virtual und Augmented Reality können bei Events und Messen als zusätzliche Elemente eingebunden und so gewinnbringend und serviceorientiert eingesetzt werden. So könnten Aussteller beispielsweise Produkte, Technik oder Herstellung mittels VR in Szene setzen und detailliert vorstellen. 

Wie Du Deine eigenen Extended-Reality-Projekte mit WorkGenius umsetzen kannst

WorkGenius ist die KI-gesteuerte Freelancer-Management-Lösung für die Zukunft der Arbeit. Innovation, Digitalisierung und Trends der Virtualisierung sind in unserer DNA. Zusammen mit Freelancern aus allen Bereichen Consulting, Produktion, Engineering, Programmierung, App-Design und Projektmanagement setzen wir Deine Extended-Reality-Projekte sicher um. Im Fullservice und mit unseren erfahrenen Partnern und Freelancern beraten und unterstützen wir Dich auf jedem Schritt Deines AR- oder VR-Projekts. Wir finden zusammen mit Dir die besten Lösungen und begleiten Dich tatkräftig von der Konzeption bis hin zur Implementierung.

Der erste Schritt ist dabei immer die Beratung. Wo liegen Mehrwert und Chancen für Dein Unternehmen? Gemeinsam erarbeiten unsere Experten Strategie & Konzept und legen Prozesse, Meilensteine und Investitionen individuell fest.

Setze Deine Extended Reality-Projekte jetzt mit WorkGenius um! Die Zukunft wartet auf Dich!

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Business Tipps

Wie kann ich qualifiziertes Fremdpersonal richtig beschaffen?

Der Einsatz von Fremdpersonal und unternehmensfremden Experten wird in Zeiten der Digitalisierung für viele Betriebe immer einfacher. Doch wie kann ich externe Mitarbeiter richtig beschaffen?

  • Fremdpersonal buchen mit WorkGenius ist komplett automatisiert
  • Keine Hürden für den Einsatz von externen Fachkräften
  • Buche, manage und verwalte Deine freien Mitarbeiter über ein einziges Interface

Der Einsatz von Fremdpersonal und unternehmensfremden Experten wird in Zeiten der Digitalisierung für viele Betriebe immer einfacher. Beauftragungsspitzen und Fachkräftemangel lassen sich heute mit den richtigen Tools problemlos handhaben. Mit der End-to-End Workforce Solution von WorkGenius findest Du nicht nur im Handumdrehen beliebig viele freie Mitarbeiter und externe Kräfte zur sofortigen Unterstützung Deiner Projekte, Du kannst unsere Freelancer Plattform auch ganz einfach nutzen, um Deine eigenen Teams freier Experten zu managen.

 

Lohnt sich der Einsatz von Fremdpersonal in Unternehmen für mich?

Die Arbeitswelt ist heute enorm schnelllebig. Digitale Beauftragungen rund um die Uhr und 24/7, neue Absatz- und Vertriebswege online und offline, dazu noch neue Software, Prozesse, SEO- und Onlineshop-Standards. Das Tagesgeschäft ist facettenreich und komplex. In Unternehmen müssen immer mehr Experten immer komplexere und technisch anspruchsvolle Aufgaben übernehmen. Doch bis die perfekt passenden Fachkräfte angeworben und eingearbeitet sind, vergehen oft Monate.

Langsame Recruiting-Prozesse aus einer vergangenen, analogen Welt sind längst nicht mehr zeitgemäß. Der Einsatz von Fremdpersonal ist der Weg in die Zukunft der Arbeit. Durch die einzigartige End-to-End Workforce Solution von WorkGenius kannst Du komplett bedarfsgerecht Fremdpersonal buchen – online, sicher und garantiert zuverlässig.

Setze mit WorkGenius Fachkräfte, IT-Experten, Content Writer oder Grafikdesigner als freie Mitarbeiter ein und lasse Deine Projekte ganz bequem online von externen Kräften erledigen. Entlaste Deine internen Teams und arbeite mit den qualifiziertesten Freelancern zusammen. WorkGenius unterstützt Dich dabei, Fremdpersonal richtig zu beschaffen, zu managen und abzurechnen. Unsere KI-basierte Workforce Solution findet anhand Deiner Vorgaben ganz automatisch das perfekt zu Dir und Deinem Projekt passende Fremdpersonal.

Die Zukunft ist flexibel. Bist Du es auch? Erfahre in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Du mit Freelancern flexible Unternehmensstrukturen aufbaust, durch Technologie effizient gestaltest und so zukunftsfähig bleibst.

Wie kann ich mit WorkGenius Fremdpersonal sicher beauftragen?

Für Deine internen Unternehmensprojekte einfach irgendwelche Freiberufler und unternehmensfremden Mitarbeiter zu beauftragen, ist Dir zu unsicher? Du weißt nicht, wie und wo Du das beste Fremdpersonal finden kannst? WorkGenius ist Dein One-Stop-Shop für alle Aspekte rund ums Freelancer Management. Über ein intuitives Single-User-Interface kannst Du mit WorkGenius:

● Fremdpersonal finden
● Fremdpersonal buchen und managen
● Fremdpersonal und externe Mitarbeiter abrechnen

Fremdpersonal suchen und finden könnte mit WorkGenius einfacher nicht sein. Die Suche nach den perfekten Freiberuflern läuft bei uns nämlich komplett automatisiert ab. Wir haben eine einzigartige, selbstlernende Matching-Technologie entwickelt, die für Deinen Auftrag vollständig automatisch den besten externen Mitarbeiter aus unserem riesigen Talentpool findet.

Fremdpersonal und freie Mitarbeiter aus allen Bereichen können sich kostenlos bei WorkGenius registrieren. Dabei werden ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und Skills analysiert und geprüft. Unsere Matching-KI gleicht dann anhand von 5.000 Datenpunkten Deine individuellen Projektanforderungen mit unseren registrierten Talenten ab und matcht automatisch den Freelancer mit Deinem Job-Briefing, der am besten zu Dir und Deinen Vorgaben passt.

Stelle so viele Jobs und Projekte bei WorkGenius online, wie Du möchtest. Unsere Matching-Technologie findet innerhalb von durchschnittlich 28 Minuten die perfekte Verbindung. Mithilfe unseres Project Wizard legst Du Projektbriefings an, setzt Bearbeitungszeiträume fest und bestimmst die Vergütung. Stelle Expertenteams aus freien Mitarbeitern zusammen und manage Deine eigene digitale Workforce.

Fremdpersonal kann sofort mit der Bearbeitung Deines Jobs loslegen, ohne dass Du über Bezahlung, Deadlines oder vertragliche Details verhandeln musst. Stelle Projekte einfach online ein und erhalte die Arbeitsergebnisse innerhalb der vereinbarten Zeit – einfacher könnte der Einsatz von Fremdpersonal in Unternehmen nicht sein.

Jeder freie Mitarbeiter, der ein Projekt erfolgreich für Dich abgeliefert hat, wird automatisch bezahlt. Du musst Dich nicht länger mit einzelnen Rechnungen abplagen und Auszahlungen freier Fachkräfte veranlassen. Mit WorkGenius lädst Du digitales Budget in Deinen Account, teilst es auf beliebig viele Projekte auf und musst nichts weiter unternehmen, um freie Kräfte auszuzahlen. Die Auszahlung und Abwicklung erfolgen automatisch, die Vergütung ist bereits im Briefing Deines Jobs festgesetzt. Die einzige Rechnung, die Du erhältst, ist von WorkGenius über die Gesamtsumme des von Dir aufgeladenen Budgets.

Überzeuge Dich bei einer Live-Demo von den Vorteilen unserer Plattform!

WorkGenius ist die effizienteste Technologie für die Zusammenarbeit mit Freelancern. Von Matching bis Management: Finde, manage und bezahle Freelancer über eine einzige Plattform.

Häufige Fragen

  • Wie kann ich Fremdpersonal richtig beschaffen?

    Auf der Freelancer Plattform von WorkGenius findest Du garantiert das beste Fremdpersonal für Deine Projekte und Jobs. Innerhalb von weniger als 30 Minuten findet unsere Matching-Technologie qualifiziertes und sofort verfügbares Fremdpersonal.

  • Wie kann ich Fremdpersonal beschäftigen?

    Deine Daten sind bei WorkGenius sicher. Du gibst Fremdpersonal auf unserer Freelancer Plattform nur so viele Informationen, wie sie zur Erledigung Deines Auftrags benötigen – ohne Zugang zu Deinen internen Daten, ohne Sicherheitsbedenken. Erstelle ein Briefing, beschreibe Deinen Auftrag und füge beliebige weiterführende Dokumente hinzu. Sobald Deine Ergebnisse fertig sind, kannst Du sie einfach herunterladen.

  • Ist der Einsatz von Fremdpersonal mit WorkGenius skalierbar?

    Du kannst mit einem einzigen freien Mitarbeiter zusammenarbeiten oder Hunderte externe Kräfte für Deine Jobs einspannen. Stelle so viele Jobs auf unserer Freelancer Plattform online, wie Du willst. Mit WorkGenius findest Du immer das perfekt zu Deinen Vorgaben passende Fremdpersonal.

Learn more about our technology
Learn more about our technology
Learn more about our technology
Jetzt als Freelancer registrierenLade bestehende Kunden zu WorkGenius ein und erhalte Auftragszahlunngen innerhalb von 24 Stunden