Workforce Compliance umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit externen Arbeitskräften (z. B. Freelancern, Contractors) rechtliche Vorgaben einhalten – insbesondere im Hinblick auf Vertragsrecht, Sozialabgaben, Scheinselbstständigkeit und Datenschutz.
Der Begriff bezeichnet die rechtskonforme Steuerung aller Prozesse rund um externe Talente – von der Beauftragung über die Klassifizierung bis hin zur Bezahlung. Besonders im internationalen Kontext ist Compliance komplex, da Arbeitsrecht, Steuerpflicht und Haftungsfragen je nach Land stark variieren. Moderne Plattformen und Tools helfen dabei, Risiken zu minimieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
Eine ganzheitliche Workforce-Compliance-Lösung beinhaltet typischerweise:
Richtige Klassifizierung: Abgrenzung zwischen Freelancer, Angestellten und Subunternehmern
Vertragsmanagement: Erstellung, Versionierung und Archivierung von gültigen Rahmenverträgen
Zahlungsabwicklung: Einhaltung steuerlicher Vorgaben inkl. Mehrwertsteuer, Quellensteuer etc.
Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-/GDPR-konforme Verarbeitung und Zugriffskontrolle
Nicht-konforme Freelancer-Beauftragungen führen schnell zu rechtlichen und finanziellen Risiken – von Steuernachforderungen bis zu Bußgeldern oder Rufschäden. Eine durchdachte Compliance-Strategie schützt nicht nur vor Fehlern, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften langfristig.
Scheinselbstständigkeit, Strafzahlungen, Vertragsnichtigkeit, Reputationsverlust.
Durch standardisierte, automatisierte Prozesse für Klassifizierung, Verträge und Zahlungsabwicklung.
Beispiel
Ein deutsches Unternehmen möchte einen Freelancer aus Portugal für ein IT-Projekt beauftragen. Über eine Plattform wie WorkGenius werden automatisch Klassifizierung, Vertragserstellung, Steuerprüfung und Zahlung abgewickelt – compliant in beiden Ländern.
