Wie binde ich Freelancer in mein bestehendes Team ein?
Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern
Mit freien Mitarbeitern und Freelancern zusammenzuarbeiten, bringt für Unternehmen viele Vorteile. Interne Prozesse und Arbeitsabläufe werden beschleunigt, Teams festangestellter Mitarbeiter werden entlastet, Beauftragungsspitzen können problemlos und flexibel abgearbeitet werden. Um die vollen Vorteile der Zusammenarbeit mit Freelancern nutzen zu können, müssen Unternehmen aber zunächst eine moderne, bedarfsgerecht skalierbare On-Demand-Workforce aufbauen. Wir haben Tipps zusammengestellt, was bei der Beauftragung von Freelancern zu beachten ist und wie eine eigene Workforce freier Mitarbeiter effektiv in Unternehmensabläufe integriert werden kann.
Warum eigentlich mit Freelancern zusammenarbeiten?
Gründe für den Aufbau einer eigenen On-Demand Workforce gibt es viele. Die wichtigsten hat die Havard Business School in Kooperation mit der Boston Consulting Group vor Kurzem zusammengetragen. Freelancer erlauben Unternehmen ungeahnte Flexibilität und Formbarkeit der eigenen Workforce. Wer Freelancer in Teams einbindet, kann Manpower, Output und Leistungsfähigkeit der eigenen Teams komplett bedarfsgerecht und kurzfristig an Projekte anpassen. Dadurch wird nicht nur der individuelle Workload pro Teammitglied verringert, sondern gleichzeitig auch die Time-To-Market-Geschwindigkeit enorm erhöht. Der Input von Freiberuflern und Freelancern sorgt in den allermeisten Unternehmen immer auch für eine Erhöhung der Innovationsfähigkeit und Effizienzsteigerungen.
Die Gründe für Freelancer und Vorteile durch externe Mitarbeiter liegen also auf der Hand. Die Frage ist nun aber, was es beim Aufbau einer eigenen Freelancer Workforce zu beachten gilt.
Freelancer beauftragen: Am besten mit Support der eigenen Festangestellten
Eine klare, transparente Kommunikation mit den festangestellten Mitarbeitern ist bei der Beauftragung von Freelancern enorm wichtig. Die eigenen Mitarbeiter sollten von Beginn an verstehen, dass es bei der Unterstützung durch freie, externe Mitarbeiter nicht um Konkurrenz und Verdrängung geht. Unternehmensinterne Arbeitnehmer müssen den Freelancer-Einsatz als Werkzeug zur Effizienzsteigerung sehen. Nur wenn die einzelnen Teammitglieder bereit für eine echte Kooperation mit externen Experten sind, kann ein unternehmerischer Mehrwert entstehen.
Infrastrukturelle Optimierung des Unternehmens, bevor Freelancer beauftragt werden
Unternehmen, die bereits im Vorfeld eine belastbare und skalierbare IT-Infrastruktur aufbauen, haben in der Zusammenarbeit mit externen Freelancern weniger Probleme. Da Freelancer in der Regel remote arbeiten und die Kommunikation, der Austausch und die Arbeitsaufteilung mit ihnen komplett digital und online stattfindet, ist ein Infrastrukturkonzept wichtig. Mitarbeiter müssen wissen, wer wann und in welcher Form mit den freien Mitarbeitern kommuniziert, es müssen Tools eingesetzt und vorbereitet werden, die jederzeit eine Überwachung der Arbeitsfortschritte der Freelancer erlaubt, ohne dass lange Zeit auf Antworten gewartet werden muss. In der Praxis haben sich Freelancer-Plattformen als Infrastruktur- und Administrationswerkzeug bewährt.
Effiziente und smarte Task-Einteilung
Die Zusammenarbeit mit Freelancern funktioniert immer dann am besten, wenn die durch externe Experten zu übernehmenden Aufgaben klar und präzise formuliert sind. Das Ziel der vereinfachten Erklärbarkeit bedingt daher die Aufteilung größerer Aufgaben in kleinere Tasks. Von freien Mitarbeitern werden dann kleine Tasks bearbeitet, während sich die festangestellten Mitarbeiter um größere, wichtigere, drängendere oder vertraulichere unternehmensinterne Aufgaben kümmern. Ein Vorteil der Unterteilung von Projekten in kleinere Unterziele und Tasks ist, dass die Externen schneller und regelmäßiger Etappenziele erreichen und die Qualität der externen Arbeit öfter überprüfbar und optimierbar ist.
Skill-orientierte Zusammenstellung der eigenen On-Demand Workforce
Da die Entscheidungsträger in den Unternehmen die Fähigkeiten ihrer Teams kennen und genau wissen, welche Skills intern zur Verfügung stehen, können externe Mitarbeiter gesucht werden, die das Profil eines internen Teams ergänzen. So werden Abteilungen und Taskforces im Handumdrehen noch professioneller, effizienter und fähiger. Da Freelancer beauftragt und für die Zusammenarbeit ausgewählt werden können, die über eine ganz bestimmte Expertise verfügen, um einen ganz bestimmten Task zu erfüllen, geht die Suche und das Onboarden des Freelancers oft sehr schnell. Über Freelancer-Plattformen wie WorkGenius, die das Matching von Freiberuflern mit Jobs automatisiert haben, geht die Zusammenarbeit mit externen Experten noch wesentlich einfacher.
Interne Prozesse und Richtlinien der Zusammenarbeit müssen angepasst werden
Die Integration von Freelancern gelingt nur dann komplett, wenn alle Aspekte der Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern geklärt sind. Besonders die administrativen und rechtlichen Hürden der Zusammenarbeit scheinen für Unternehmen oft unüberwindbar. Dabei gibt es auch hier smarte und zukunftsweisende Lösungen, die auch die Administration, Abrechnung von Freelancern, Auszahlung und Organisation der freien Mitarbeiter automatisieren. Durch die Automatisierung der Freelancer-Abrechnung werden dann vor allem auch interne Buchhalter entlastet. Im Vorfeld geklärte Compliance-Regeln in der Zusammenarbeit machen die Kooperation mit den Freelancern auch rechtlich risikofrei.
Die erfolgreiche Integration von freiberuflicher Arbeit in unternehmensinterne Prozesse ist immer mit Vorbereitung und guter Planung verbunden. Wenn Unternehmen aber die Tipps zur Beauftragung und Kooperation mit freien Mitarbeitern beachten, wird das Freelancer-Management ein garantiertes Kinderspiel.
